Troškovnici je program za izradu svih vrsta troškovnika i obračun troškova određenog projekta, ponude, izrade proizvoda, obavljanja usluga ili bilo čega drugog. Može se koristiti u svim vrstama proizvodnih i uslužnih djelatnosti bez obzira da li se radi o građevini, raznim obrtničkim djelatnostima ili nekoj drugoj vrsti djelatnosti. Osnovna karakteristika programa je fleksibilnost rada i korištenja jer je obračun troškova moguće izrađivati preko unaprijed definiranih normativa, ali i direktnim unosom obavljenog rada, utrošenog materijala i korištenih strojeva. Pri tome svaki korisnik može definirati svoje vlastite radove, materijal, strojeve i normative i tako izradu svakog troškovnika u potpunosti prilagoditi načinu svog poslovanja, a svaki troškovnik je moguće napraviti u svega par koraka. Jednom definirane osnovne radove, materijal, strojeve i normative je u program moguće unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste, čime se unos podataka pojednostavnjuje, a cjelokupna izrada troškovnika bitno ubrzava. Za svaki pojedini osnovni rad, materijal i stroj je moguće definirati i njegovu cijenu, pa će program te cijene prilikom izrade troškovnika povlačiti automatski i uključivati u obračun troškova. Broj troškovnika koje možete napraviti ovim programom je neograničen.
Troškovnike je moguće izrađivati direktnim unosom pojedinog rada, materijala i strojeva, no moguće je koristiti i unaprijed definirane normative utroška rada, materijala i strojeva za obavljanje neke određene radne operacije. Korištenje normativa radnih operacija je naročito pogodno ukoliko se neke radne operacije učestalo ponavljaju, jer je na taj način jednom definirani normativ moguće u troškovnike unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste, a sva ostala izračunavanja i obračun troškova program radi automatski. Pri tome program automatski računa sve troškove rada, materijala i strojeva, ali i cijenu i iznos svake pojedine radne operacije te na kraju i ukupne iznose pojedinih vrsta radova. Na taj način je troškove moguće analizirati od najnižeg nivoa rada, materijala i strojeva, preko obavljenih radnih operacija definiranih normativima, ukupnih troškova pojedinih grupa radova, pa do ukupnih troškova cijelog troškovnika. Svi definirani osnovni podaci, normativi i napravljeni troškovnici ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač ili kao privitak bilo koje poruke elektronske pošte poslati suradniku, poslovnom partneru, naručiocu radova ili bilo kome drugom.
Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:
To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.
U ovom dijelu programa se izrađuju troškovnici. Troškovnici se mogu izrađivati korištenjem unaprijed definiranih normativa pojedinih radnih operacija ili direktnim unosom obavljenog rada, utrošenog materijala i korištenih strojeva. Iako je troškovnike moguće izrađivati i kombiniranjem oba pristupa, tj. da se u troškovnik istovremeno unose i normativi i direktno rad, materijal i strojevi, zbog preglednosti troškovnika se ipak preporuča da se u pojedinom troškovniku koristi ili jedan ili drugi pristup, a ne da se oni miješaju. Troškovnici se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
U gornjoj tablici se nalazi popis svih napravljenih troškovnika i njihovih pripadajućih osnovnih podataka kao što su broj troškovnika, datum izrade, naziv partnera (naručioca radova) te skraćeni naziv proizvoda ili usluge za koji se troškovnik izrađuje. Detaljniji opis samog troškovnika te proizvoda i usluga obuhvaćeih troškovnikom možete navesti u Napomeni. Za svaki troškovnik možete definirati i obračunski faktor s kojim će ukupni troškovi rada biti pomnoženi prilikom izračuna ukupnog iznosa troškovnika. Kod unosa novog troškovnika obračunski faktor će biti postavljen na "1.000", a korisnik ga onda može promijeniti na bilo koju vrijednost. Polja Troškovi rada, Troškovi materijala, Troškovi strojeva i Ukupni troškovi u gornjoj tablici će program popuniti automatski prilikom obračuna troškova i tu inicijalno korisnik ne treba unositi nikakve podatke.
Donja tablica je podijeljena na više stranica (listova) na koje unosite pojedine stavke troškovnika. Svaka pojedina stranica se odabire pritiskom miša na naziv koji se nalazi iznad nje. Ovdje je važno napomenuti da se podaci koji su u određenom trenutku prikazani u donjoj tablici odnose isključivo na onaj troškovnik koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini troškovnik se u gornjoj tablici označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Da je neki troškovnik označen zna se po tome što ima plavu boju pozadine. Stranice (listovi) donje tablice na koje korisnik može unositi podatke su Normativi, Rad, Materijal, Strojevi i Napomena. Na stranice Troškovi rada, Troškovi materijala, Troškovi strojeva i Troškovi po vrstama radova nije moguće unositi podatke jer u njih program unosi automatski izračunate troškove pojedinih radova, materijala i strojeva. Značenje pojedinih listova (stranica) će biti upisano u nastavku.
Unos jednog novog troškovnika se odvija na sljedeći način: Najprije u gornju tablicu unesete jedan novi troškovnik pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice. Program će u gornju tablicu unijeti jedan novi prazan zapis i njega popunite osnovnim podacima o troškovniku. Nakon toga možete pritisnuti i tipku Pohrani da bi novi troškovnik ostao evidentiran. Sada taj novi troškovnik označite pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane (ako već nije označen) i možete početi unos pojedinih stavki troškovnika na pripadajuće listove donje tablice.
Prvi list (stranica) donje tablice je Normativi. On se koristi za unos normativa pojedinih radnih operacija u troškovnik. Moguće je unijeti bilo koji željeni broj normativa. Svaki normativ koji ovdje želite unijeti mora najprije biti definiran u evidenciji Normativi. Svaki normativ, tj. pojedina definirana radna operacija se u troškovnik unosi tako da se najprije pritisne tipka Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice, a onda u polju Normativ sa liste svih definiranih normativa odabere željeni normativ. Program će automatski popuniti polje Vrsta rada s pripadajućom grupom rada kojoj taj normativ pripada. Još samo je potrebno definirati količinu unesenog normativa (radne operacije) u polju Količina. Polja Cijena i Vrijednost nije potrebno popunjavati jer će te podatke program popuniti automatski u procesu obračuna troškova s vrijednostima dobivenim nakon analize cijena pojedinih radova, materijala i strojeva od kojih se pojedini normativ sastoji. Cijene pojedinih osnovnih radova, materijala i strojeva program dohvaća iz tablica Rad, Materijal i Strojevi. Cijeli proces obračuna troškova i izračun cijene i vrijednosti pojedinih radnih operacija definiranih u troškovniku se odvija potpuno automatski. Istim postupkom možete u troškovnik unijeti bilo koji željeni broj normativa jednostavnim unosom njihovog naziva i željene količine. Jedan primjer lista (stranice) Normativi je prikazan na sljedećoj slici:
Sljedeća stranica je Rad. Ovdje u troškovnik možete direktno uključiti pojedine osnovne radove koje imate definirane u pomoćnoj tablici Rad. Izborom pojedinog rada s liste program će automatski povući i njegovu pripadajuću cijenu i ostale podatke. Pojedini rad je moguće unositi preko njegovog naziva ili preko šifre ako je definirana. Korisnik treba popuniti još samo polje Količina, a polje Vrijednost će program popuniti automatski u procesu obračuna troškova. U polje Napomena možete unijeti bilo koji komentar ili napomenu u vezi određenog rada.
Korištenjem ove stranice i stranica Materijal i Strojevi (koji će biti opisani kasnije) možete pojedine radove, materijal i strojeve u troškovnik unositi i direktno, dakle bez normativa. Iako je u troškovniku moguće istovremeno unositi i normative, ali i rad, materijal i strojeve direktno, ipak se zbog preglednosti i jasnoće preporuča da se u svakom pojedinom troškovniku koristi ili jedan ili drugi pristup, a ne oba istovremeno. Umjesto da se normativi i direktni podaci unose istovremeno u jedan troškovnik preporuča se da se u jedan troškovnik unose normativi, a u drugi troškovnik koji može biti nadogradnja prvom direktni rad, materijal i strojevi. Kao osnovni rad svaki korisnik može definirati bilo koje željene radove koje koristi u poslovanju i to ne moraju nužno biti bruto satnice pojedinih radnika već to mogu biti i osnovne radne operacije i njihove cijene ili bilo koji drugi podaci specifični za različite vrste djelatnosti. Jedan primjer stranice Rad je prikazan na sljedećoj slici:
Sljedeća stranica je Materijal. Ovdje možete u troškovnik direktno unositi materijal definiran u osnovnim podacima u tablici Materijal. Nakon odabira nekog materijala preko njegovog naziva ili šifre program će automatski popuniti polja Mjera i Cijena. Korisnik samo treba definirati količinu utrošenog materijala u polju Količina. Jedan primjer stranice Materijal je prikazan na sljedećoj slici:
Na isti način kao i prethodne dvije stranice se koristi i stranica Strojevi na koju direktno u troškovnik unosite upotrebu pojedinih strojeva i alata definiranih u osnovnim podacima u tablici Strojevi. Jedan primjer stranice Strojevi je prikazan na sljedećoj slici:
Nakon što ste u prethodno opisane stranice (Normativi, Rad, Materijal, Strojevi) unijeli željene stavke troškovnika i pripadajuće količine potrebno je pritisnuti tipku Obračunaj troškove da bi program automatski analizirao navedene normative, rad, materijal i strojeve te dohvatio definirane osnovne podatke i cijene i napravio obračun svih troškova u troškovniku. Nakon izvedene operacije obračuna troškova program će izračunate troškove unijeti u stranice opisane u nastavku. U te stranice nije moguće unositi nikakve podatke već se oni koriste isključivo za evidentiranje obračunatih troškova.
Prva od tih stranica s automatski izračunatim i unesenim podacima je Troškovi rada. U nju program automatski unosi sav obračunati osnovni rad uključujući i cijene, količine i vrijednosti. Ukoliko je u troškovnik uneseno više normativa koji koriste isti osnovni rad tada će se količine pojedinih radova zbrajati i u ovoj tablici će biti unesene ukupne količine i vrijednosti pojedinih radova. Ukupnim količinama pojedinih radova će biti dodane i one količine radova koje ste unijeli direktno na stranicu Rad. Cjelokupnu analizu unesenih normativa (radnih operacija) unesenih u troškovnik te zbrajanje količina, dohvaćanje cijena iz cjenika i sve ostalo program radi potpuno automatski. Dakle, na ovoj stranici su za cijeli troškovnik prikazani ukupni troškovi pojedinih radova. Jedan primjer stranice Troškovi rada je prikazan na sljedećoj slici:
Slično prethodno opisanoj stranici u stranici Troškovi materijala su prikazani ukupni troškovi svakog materijala koji se pojavljuje u troškovniku bilo posredno preko normativa ili direktnim unosom na stranicu Materijal. Niti ovdje nije moguće unositi nikakve podatke već cjelokupni obračun troškova materijala i njihov unos u ovu stranicu program radi potpuno automatski. Jedan primjer stranice Troškovi materijala je prikazan na sljedećoj slici:
Na analogni način se popunjava i stranica Troškovi strojeva s podacima o korištenim strojevima. Jedan primjer stranice Troškovi strojeva je prikazan na sljedećoj slici:
Na posljednjoj stranici pod nazivom Troškovi po vrstama radova su prikazani ukupni troškovi grupirani po pojedinim vrstama radova. Ovako grupirani troškovi se odnose samo na troškove unesene preko normativa jer su pojedine grupe radova definirane samo za normative, a ne za direktno uneseni rad. Troškovi direktno unesenog rada neće biti obuhvaćeni grupiranjem troškova po pojedinim vrstama radova. Zbog toga je prije već bilo riječi i o tome da se u pojedinom troškovniku ne miješaju normativi i direktni unosi rada, materijala i strojeva, već da se izabere ili jedan ili drugi pristup. Jedan primjer troškova po vrstama radova je prikazan na sljedećoj slici:
Na zadnju stranicu pod nazivom Napomena možete unijeti bilo koji željeni komentar, napomenu ili opasku u vezi samog troškovnika, načina izvođenja pojedinih radova, upotrebe pojedinih materijala ili bilo šta drugo što smatrate bitnim ili potrebnim. To može biti i detaljniji tekst s opisom pojedinih radova, razni tehnički detalji obavljanja radova ili korištenja materijala i strojeva.
Prilikom obračuna ukupnih troškova cijelog troškovnika program će pojedine vrste ukupnih troškova automatski unijeti u odgovarajuće stupce u gornjoj tablici. Tako će ukupni troškovi rada cijelog troškovnika biti uneseni u stupac Troškovi rada, ukupni troškovi materijala u stupac Troškovi materijala, a ukupni troškovi korištenja strojeva u stupac Troškovi strojeva. Kod računanja ukupnog iznosa cijelog troškovnika program će ukupne troškove rada pomnožiti s obračunskim faktorom unesenim u stupac Obr. faktor, a onda će tom iznosu pridodati ukupne troškove materijala i strojeva da bi se dobio ukupni iznos cijelog troškovnika. Dakle, ako u troškovnik želite uključiti i posredne (fiksne) troškove rada tada definirajte željeni obračunski faktor s kojim će biti pomnoženi direktni (neposredni, varijabilni) troškovi rada.
Ukoliko u određenom trenutku promijenite troškovnik, tj. dodate neki novi normativ, rad, materijal ili stroj ili promijenite količine ili bilo šta drugo, potrebno je ponovo pritisnuti tipku Obračunaj troškove da bi program ponovo napravio obračun troškovnika.
Svaki napravljeni troškovnik je moguće ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i poslati suradniku, poslovnom partneru, naručiocu ili izvođaču radova ili bilo kom drugom. Sam ispis troškovnika je podijeljen na dvije komponente radi preglednosti i veće razumljivosti. Ako želite ispisati sve pojedine stavke nekog troškovnika koje ste unijeli na stranice Normativi, Rad, Materijal, Strojevi i Napomena tada pritisnite tipku Ispis stavki troškovnika. Program će napraviti ispis stavki troškovnika uključujući i ukupne iznose po pojedinim vrstama (grupama) radova ako ste troškovnik izrađivali korištenjem normativa pojedinih radnih operacija. Primjeri ispisa stavki troškovnika su prikazani na sljedeće dvije slike:
U prvom primjeru je troškovnik bio izrađen korištenjem normativa radnih operacija te je program za svaki korišteni normativ automatski izračunao i njegovu cijenu i vrijednost u skladu s definiranim normativima u evidenciji normativa i trenutnim cijenama pojedinog osnovnog rada, materijala i strojeva definiranim u osnovnim podacima. Također su izračunati i ukupni troškovi po pojedinim vrstama (grupama) radova. Lako je vidljivo da ukupni iznosi svih normativa odgovaraju ukupnom iznosu svih vrsta radova, a to opet odgovara ukupnom iznosu cijelog troškovnika.
U drugom primjeru nisu bili korišteni normativi radnih operacija već su pojedini radovi, materijal i strojevi bili uneseni direktno. I ovdje je vidljivo da ukupni iznos cijelog troškovnika odgovara zbroju ukupnog rada, materijala i strojeva.
Ukoliko želite dobiti ispis svih pojedinih troškova osnovnog rada, materijala i strojeva nekog troškovnika tada pritisnite tipku Ispis troškova. Program će tada ispisati samo podatke o pojedinim vrstama troškova obračunate i unesene u donju tablicu u stranice Troškovi rada, Troškovi materijala i Troškovi strojeva. Ovaj ispis i prethodno opisani ispis stavki troškovnika se međusobno nadopunjuju i najbolje ih je za svaki pojedini troškovnik ispisivati zajedno. Ispis pojedinog troškovnika je podijeljen na dva dijela uglavnom zbog veće preglednosti, jasnoće i lakše analize. Jedan primjer ispisa svih osnovnih troškova troškovnika je prikazan na sljedećoj slici:
Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete pronaći u poglavlju Rad s tablicama i podacima.
U ovom dijelu programa se definiraju normativi da bi se mogli koristiti prilikom izrade troškovnika. Korištenje normativa je posebno pogodno ukoliko u svom poslovanju imate neke radne operacije koje se često ponavljaju, pa vam normativi pružaju mogućnost da te radne operacije kvalitetno sistematizirate i vrlo brzo uključite u izradu troškovnika. Svaki pojedini normativ je potrebno definirati samo jednom, a onda ga se može neograničeni broj puta unositi u troškovnike jednostavnim izborom s liste. Sva potrebna izračunavanja rada, materijala i strojeva u troškovniku program radi potpuno automatski na osnovu podataka o normativima koje ovdje definirate. Ukoliko prilikom izrade troškovnika nemate namjeru koristiti normative već ćete pojedine radove, materijal i strojeve u troškovnike unositi direktno tada ne morate niti koristiti ovaj dio programa. Svi normativi se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
Rad s obrascom za definiranje normativa se odvija na sljedeći način. U gornjoj tablici se nalazi popis pojedinih definiranih normativa, a u donjoj tablici su prikazani normativi osnovnog rada, materijala i strojeva za onaj normativ koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Za svaki normativ je u gornjoj tablici potrebno definirati barem njegov naziv (polje Naziv), a koji može sadržavati kraći ili duži opis normativa te neke specifične oznake normativa, kratice ili bilo kakav drugi tekst. Naziv normativa koji ovdje definirate ćete onda u troškovnicima moći odabrati s liste. Poželjno je da se za svaki normativ definira i njegova vrsta (grupa) rada (polje Vrsta rada), pa će program taj podatak automatski unositi u troškovnik zajedno s normativom i to će ujedno omogućiti da se ukupni iznosi u troškovniku grupiraju po pojedinim grupama radova. Pojedine vrste radova možete navesti u tablici Vrste radova, pa ćete taj podatak moći lako odabrati s liste. Za svaki normativ je potrebno definirati i njegovu jedinicu mjere kao što su "m", "m2", "m3" i slično.
U donjem dijelu obrasca definirate osnovne radove, materijal i strojeve od kojih se pojedini normativ sastoji. Pojedini osnovni radovi, materijal i strojevi se za svaki normativ unose samo po njihovoj količini dok se za količinu normativa podrazumijeva da je 1. Svaki normativ može biti bilo kojeg nivoa složenosti, tj. može se sastojati od nijedne ili više vrsta radova, materijala i strojeva. Ukoliko neki normativ ne sadrži npr. korištenje strojeva tada strojeve ne morate niti unositi u normativ. Kao normative možete definirati javne (opće) normative, ali i svoje posebne, interne i specifične normative čime program možete u potpunosti prilagoditi svojim potrebama i načinu poslovanja. Pojedine osnovne vrste radova, materijala i strojeva je potrebno najprije definirati u osnovnim tablicama Rad, Materijal odnosno Strojevi da bi se ti podaci u normative mogli unositi jednostavnim izborom s liste i da bi program u obračunu troškova u troškovniku mogao iz osnovnih podataka dohvaćati trenutno važeće cijene rada, materijala i strojeva. U primjeru sa gornje slike je odabran i označen normativ "ZI-602 Izrada produžne žbuke u omjeru 1:3:9 korištenjem male mješalice", a na pojedinim stranicama donje tablice su definirani normativi osnovnih radova, materijala i strojeva da bi se dobio 1m3 te vrste produžne žbuke. Normativi rada, materijala i strojeva su prikazani na sljedećih par slika.
Na stranicu Napomena možete unijeti bilo kakav željeni tekst, uputu ili komentar u vezi izrade pojedinog normativa, opaske o načinu rada, korištenju materijala ili strojeva i slično.
Unos novog normativa se odvija tako da u gornju tablicu najprije unesete jedan novi normativ pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice i definirate njegov naziv, jedinicu mjere i vrstu rada. U donju tablicu onda unosite odgovarajuće količine rada, materijala i strojeva od kojih se taj normativ sastoji. Kada ste definirali sve podatke pritisnite tipku Pohrani da bi novi normativ ostao pohranjen. Podatke svakog normativa možete naknadno i promijeniti ukoliko to želite. Svaki definirani normativ možete ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis normativa.
Ukoliko želite definirati novi normativ koji je gotovo isti nekom od već prije napravljenih tada program pruža mogućnost kopiranja nekog prije napravljenog normativa kao novog. Dovoljno je označiti onaj otprije napravljeni normativ koji želite kopirati kao novi i pritisnuti tipku Kopiraj kao novi normativ. Program će označeni normativ kopirati kao novi, a u kopiranom (novom) normativu onda možete promijeniti podatke koje želite.
U ovom dijelu programa kao i u dijelovima programa Materijal i Strojevi definirate osnovne podatke za rad s programom kao što su popisi osnovnog rada, materijala i strojeva i njihove trenutno važeće cijene. Definirani osnovni podaci se onda koriste za jednostavniju izradu normativa i troškovnika te za automatsko dohvaćanje trenutno važećih cijena pojedinih radova, materijala i strojeva prilikom obračuna troškova u troškovniku. Jednom definirane podatke je onda moguće neograničeni broj puta unositi u normative i troškovnike. Ukoliko su neki od definiranih osnovnih podataka rada, materijala ili strojeva već bili usključeni u izradu nekog normativa tada nije poželjno da oni budu mijenjani ili brisani jer program neće moći dohvatiti njihove trenutno važeće cijene. Moguće je korigirati samo njihove trenutno važeće cijene, a ne nazive. Podaci mogu u svakom trenutku biti nadopunjeni novim osnovnim radovima, materijalima i strojevima. Nije potrebno sve moguće podatke definirati odmah na početku korištenja programa, već je to moguće raditi i postupno.
U ovoj tablici definirate osnovne radove i njihove pripadajuće trenutno važeće cijene. Svaki osnovni rad možete definirati s njegovim nazivom, šifrom ili oboje kako god vam je praktičnije u poslovanju. Radove koje ovdje definirate ćete onda u normative i troškovnike moći unositi jednostavnim izborom s liste čime ćete unos podataka bitno pojednostavniti i ubrzati. Istovremeno, program ovdje definirane trenutno važeće cijene pojedinih radova koristi u troškovnicima kod obračuna troškova rada prema utvrđenim normativima. Jedan primjer tablice osnovnih radova je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje ne moraju biti isključivo definirane bruto satnice po pojedinim stručnim spremama radnika kao što je navedeno u primjeru već tu mogu biti definirani bilo koji radovi koji su specifični za nečije poslovanje i pripadajuće cijene. Na primjer, kao radovi mogu biti navedeni i "Brušenje", "Zavarivanje" ili "Pocinčavanje" i pripadajuće cijene po satu, po količini itd. Tako definirane osnovne radove možete onda u troškovnike unositi i direktno bez normativa. Dakle, svatko može rad s programom u potpunosti prilagoditi prirodi svoje djelatnosti.
u ovoj tablici se vodi popis osnovnog materijala i njihove trenutno važeće cijene. Ovdje uneseni podaci se onda koriste prilikom izrade troškovnika i normativa.
U ovoj tablici definirate popis jediničnih troškova korištenja pojedinih alata i strojeva. Ovdje uneseni podaci se onda koriste prilikom izrade troškovnika i normativa.
U ovoj tablici definirate pojedine vrste (grupe) radova. Ovdje definirani podaci se onda koriste za jednostavnije i brže popunjavanje podataka u normativima odnosno podatka u stupcu Vrsta rada. Taj podatak onda program koristi kod obračuna troškova u troškovniku da bi ukupni iznos troškova grupirao prema pojedinim grupama radova. Ovdje možete definirati bilo koje grupe radova specifične za vaše poslovanje. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:
Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.
U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.
Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.
Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.
U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.
Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.
Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.
Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.
Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.
Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.
S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.
Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.
U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2023. je potrebno unijeti kao 2023-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.
U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).
U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo.png" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.
Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo.png" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.
© NAI programski centar