Skladište je program za vođenje skladišta proizvoda, materijala, rezervnih dijelova, opreme, uređaja, alata i svih drugih vrsta artikala. Proizvodi i materijal se u skladištu vode po njihovoj vrsti i količini. Program omogućuje evidentiranje svih uobičajenih skladišnih dokumenata kao što su primke, otpremnice, izdatnice, povratnice, izdavanje alata i opreme na revers i slično, a svaki korisnik može definirati i svoje vlastite vrste dokumenata koje obično koristi u poslovanju. Sve proizvode i materijal je u skladišne dokumente moguće unositi preko njihovog naziva ili šifre (kataloškog broja, bar koda) kako god je pojedinom korisniku praktičnije. Izrada svih skladišnih dokumenata se odvija vrlo brzo jer je jednom definirane proizvode i materijal u skladišne dokumente moguće unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste, čime se proces unosa podataka bitno pojednostavnjuje. Za svaki pojedini proizvod ili materijal je moguće unijeti i njegovu sliku.
Sve skladišne dokumente je moguće izrađivati na ime poslovnih partnera, organizacijskih jedinica unutar poduzeća ili na ime zaposlenika. Skladišne kartice svih proizvoda i materijala se formiraju potpuno automatski na osnovu podataka jednom unesenih u skladišne dokumente i u njima je na jednostavan način moguće pratiti kronologiju i tijek kretanja svakog pojedinog proizvoda ili materijala na skladištu. U svakom trenutku je moguće dobiti i pregled stanja skladišta, napraviti inventurnu listu za jednostavno i pregledno obavljanje inventure skladišta te dobiti izvještaj o zaduživanju i razduživanju skladišta po pojedinim poslovnim partnerima, organizacijskim jedinicama ili zaposlenicima. Svi podaci uneseni u program ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač, uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte ili prenijeti u neki Word ili Excel dokument. Ukoliko skladište osim po vrsti i količini želite voditi i po vrijednosti, za tu namjenu možete koristiti naš program Skladište 2.
Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:
To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.
U ovom dijelu programa putem odgovarajućih skladišnih dokumenata evidentirate sve ulaze proizvoda, materijala, rezervnih dijelova i drugih artikala na skladište i njihove izlaze sa skladišta. Sve ostale tablice, kartice i izvještaje program izrađuje potpuno automatski na osnovu podataka koje ovdje unesete. Na taj način je potpuno izbjegnut dvostruki ili višestruki unos istih podataka, a sam unos podataka se odvija vrlo brzo i jednostavno. Svaki ulaz i izlaz pojedinog proizvoda ili materijala na skladištu se evidentira putem uobičajenih skladišnih dokumenata kao što su primke, otpremnice, izdatnice, povratnice i drugi dokumenti. Možete definirati i neke svoje specifične vrste dokumenata koje koristite u poslovanju. Jedan primjer obrasca za unos skladišnih dokumenata je prikazan na sljedećoj slici:
Obrazac je podijeljen na dva dijela, tj. dvije tablice. U gornju tablicu se unose osnovni podaci o svakom pojedinom skladišnom dokumentu kao što su njegov datum i vrijeme izrade, vrsta i broj dokumenta (temeljnice) te naziv poslovnog partnera, organizacijske jedinice ili zaposlenika od kojeg se proizvodi ili materijal zadužuju ili razdužuju. Podatke o pojedinim poslovnim partnerima, organizacijskim jedinicama i zaposlenicima možete definirati u tablici Partneri, pa ćete taj podatak moći odabrati s liste, a program će automatski popuniti polja Adresa, Mjesto i OIB ili PDV ID ako su definirani. U polje Isprava u gornjoj tablici možete navesti podatak o ispravi na osnovu koje se vrši zaduživanje ili razduživanje skladišta kao npr. "Račun dobavljača br. 123" ili "Zahtjevnica materijala br. 45" i slično. Pojedinu vrstu skladišnog dokumenta (polje Vrsta temeljnice) možete odabrati sa liste vrsta dokumenata koje imate definirane u tablici Vrste temeljnica. Tamo možete definirati i neke svoje specifične vrste dokumenata ukoliko ih koristite u poslovanju.
U donju tablicu unosite popis svih proizvoda ili materijala te njihove pripadajuće količine koje se zadužuju ili razdužuju. Ukoliko neki proizvod ili materijal ulazi na skladište tada je potrebno popuniti stupac Ulaz, a ako izlazi sa skladišta potrebno je popuniti stupac Izlaz. Ovdje je važno napomenuti da se proizvodi ili materijal u određenom trenutku prikazani u donjoj tablici odnose isključivo na onaj skladišni dokument koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini skladišni dokument se u gornjoj tablici odabire (označava) pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Trenutno označeni dokument u gornjoj tablici ima plavu boju pozadine. Proizvode i materijal možete u donju tablicu unositi preko njihovog naziva ili šifre (kataloškog broja), kako god vam je praktičnije u poslovanju. Podatke o pojedinim proizvodima i materijalu možete definirati u osnovnoj tablici Proizvodi, materijal, pa ćete ih u sve skladišne dokumente moći unositi jednostavnim izborom s liste, čime ćete pojednostavniti i ubrzati proces unosa podataka.
Proces unosa novog skladišnog dokumenta se odvija tako da najprije pritisnete tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice. Program će tada u gornju tablicu unijeti jedan novi skladišni dokument, a koji vi možete popuniti željenim podacima (datum, vrijeme, vrsta temeljnice, broj temeljnice, partner itd.). Zatim taj novouneseni dokument označite pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane (ako već nije označen) i u donju tablicu možete početi unositi proizvode ili materijal koristeći tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Nakon što ste u donju tablicu unijeli sve proizvode ili materijal koji ulaze ili izlaze sa skladišta možete pritisnuti tipku Pohrani da bi promjene ostale evidentirane. Isti proces ponavljate i za svaki drugi novi skladišni dokument.
Pritiskom na tipku Ispis dokumenta možete trenutno odabrani (označeni) skladišni dokument ispisati na pisač. Jedan primjer ispisa skladišnog dokumenta je prikazan na sljedećoj slici:
Prilikom ispisa skladišnog dokumenta će program na dno ispod svih podataka unijeti i podatke koje ste definirali u pomoćnoj tablici Podnožje skladišnih dokumenata. Taj podatak će sadržavati neki dodatni tekst ili komentar koji obično koristite u svojim skladišnim dokumentima, mjesto za potpis odgovorne osobe i slično.
Ukoliko želite pratiti i trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda ili materijala na skladištu tada je na početku korištenja programa potrebno definirati početno stanje skladišta, a kako bi izvještaj o trenutnom stanju skladišta prikazivao ispravne rezultate, tj. kako bi stanje proizvoda i materijala u programu odgovaralo stvarnom stanju u skladištu. U tom slučaju je dokument "Početno stanje" potrebno unijeti kao prvi dokument u programu i popuniti ga početnim količinama pojedinih proizvoda i materijala. Početne količine je potrebno unositi u stupac Ulaz. Ako vam praćenje trenutnog stanja skladišta nije bitno, već samo želite imati evidentirane ulaze i izlaze proizvoda i materijala na skladištu ili izrađivati skladišne dokumente, tada početno stanje skladišta ne morate definirati, ali se ipak preporuča da početno stanje bude uneseno kao prvi dokument u skladište radi eventualne kasnije popune.
Početno stanje skladišta možete unijeti i korištenjem tipke Import koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Taj pristup možete koristiti pri prijelazu u sljedeću godinu, iako pravljenje prijelaza za novu godinu nije obavezno. Postupak je takav, da se na kraju godine u dijelu programa Stanje skladišta napravi izvještaj o trenutnom stanju svih proizvoda i materijala na skladištu te pritisne tipka Eksport za početno stanje i odabere bilo koja datoteka u koju želite pohraniti početno stanje skladišta. Zatim je tu datoteku moguće unijeti u početno stanje skladišta sljedeće godine korištenjem tipke Import. Na primjer, ako ste skladište za 2023. godinu vodili u mapi "Skladiste2023", a za 2024. godinu želite voditi u mapi "Skladiste2024", tada na kraju 2023. godine napravite izvještaj Stanje skladišta i korištenjem tipke Export za početno stanje pohranite u bilo koju datoteku. Zatim u mapi "Skladiste2024" unesite temeljnicu početnog stanja kao prvu temeljnicu i u donju tablicu učitajte podatke iz pohranjene datoteke korištenjem tipke Import i možete nastaviti raditi dalje u novoj godini. Ukoliko skladište vodite kontinuirano, dakle bez prijelaza za novu godinu, a što je također moguće, tada vam prethodno opisani postupak prijenosa početnog stanja nije niti bitan.
Više o samoj tehnici unosa podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u poglavlju Rad s tablicama i podacima.
Na skladišnoj kartici svakog pojedinog proizvoda i materijala možete vidjeti kronologiju svih njegovih ulaza i izlaza na skladištu te pripadajuće podatke o skladišnim dokumentima i partnerima. Ovdje ne morate unositi nikakve nove podatke jer program sve skladišne kartice proizvoda i materijala izrađuje potpuno automatski na osnovu podataka već unesenih u skladišne dokumente i na osnovu podataka unesenih u račune i kalkulacije ukoliko se koristi program Maloprodaja ili program Veleprodaja. Sve skladišne kartice proizvoda i materijala je moguće napraviti i za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer skladišnih kartica je prikazan na sljedećoj slici:
Pregledavanje skladišnih kartica je vrlo intuitivno i jednostavno. Izborom nekog proizvoda ili materijala u gornjoj tablici, u donjoj tablici će se prikazati njegova skladišna kartica. Svi proizvodi i materijal su u gornjoj tablici isprva poredani (sortirani) prema nazivu, no možete ih poredati i prema šifri, tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra. Pritiskom na tipku Ispis kartice moguće je trenutno prikazanu skladišnu karticu ispisati na pisač.
Izvještaj o trenutnom stanju skladišta prikazuje ukupni ulaz, izlaz i trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda i materijala na skladištu. U izvještaju nije potrebno unositi nikakve nove podatke jer se on izrađuje na osnovu podataka već unesenih u dijelu programa Skladišni dokumenti i na osnovu podataka unesenih u račune i kalkulacije ukoliko se koristi program Maloprodaja ili program Veleprodaja. Ovaj izvještaj može biti koristan kako bi na pregledan način vidjeli koje proizvode ili materijal bi eventualno trebalo nabaviti, a kojih imate dovoljno i slično. Da bi prikazano trenutno stanje skladišta bilo ispravno, tj. odgovaralo stvarnom trenutnom stanju proizvoda i materijala na skladištu, potrebno je definirati i početno stanje skladišta na početku korištenja programa. Izvještaj o stanju skladišta je isprva sortiran prema nazivu proizvoda ili materijala, no možete ga sortirati i prema šifri tako da pritisnete zaglavlje iznad stupca Šifra. Jedan primjer izvještaja o stanju skladišta je prikazan na sljedećoj slici:
Isprva će u izvještaju biti prikazani svi ulazi i izlazi pojedinog proizvoda i materijala na skladištu i njihovo trenutno stanje na skladištu. No, ukoliko želite vidjeti kretanje nekog proizvoda ili materijala na skladištu samo za određeni vremenski period, tada definirajte početni i konačni datum u poljima Datum od i Datum do i pritisnite tipku Napravi izvještaj. Program će tada prikazati kretanje na skladištu samo u tom zadanom vremenskom periodu. Polje Stanje će u tom slučaju za svaki proizvod i materijal prikazivati samo razliku između ulaza i izlaza u zadanom vremenskom periodu, a ne trenutno stanje proizvoda ili materijala na skladištu, što je i razumljivo.
Ovaj izvještaj možete koristiti i za prijenos početnog stanja skladišta u sljedeću godinu ukoliko skladište ne vodite kontinuirano nego svaku godinu posebno. U tom slučaju kod izrade ovog izvještaja nemojte unositi nikakav datum perioda za koji se izvještaj izrađuje, pa će se u njemu prikazati trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda i materijala na skladištu. Korištenjem tipke Eksport za početno stanje možete trenutno stanje pohraniti u bilo koju datoteku, a zatim u dijelu programa Skladišni dokumenti tu datoteku učitati kao početno stanje skladišta sljedeće godine korištenjem tipke Import. Na primjer, ako ste skladište za 2023. godinu vodili u mapi "Skladiste2023", a za 2024. godinu želite voditi u mapi "Skladiste2024", tada na kraju 2023. godine napravite ovaj izvještaj i pohranite ga u bilo koju datoteku. Zatim u programu koji vodite za 2024. godinu u evidenciji Skladišni dokumenti kao prvi dokument unesite dokument početnog stanja i korištenjem tipke Import u donju tablicu učitajte pohranjeno stanje skladišta s kraja prošle godine.
Namjena ovog izvještaja je da dobijete zbirne podatke o tome kako su se pojedini proizvodi, materijal, rezervni dijelovi, alat, oprema i ostali artikli zaduživali i razduživali ovisno o poslovnom partneru, organizacijskoj jedinici ili zaposleniku. Za svakog partnera je prikazana lista s podacima o svakom pojedinom proizvodu s kojim je on mijenjao stanje skladišta. Ulazi i izlazi identičnih proizvoda (proizvoda s istim nazivom i šifrom) su zbrojeni i na kraju je izračunato stanje. Ako je podatak u stupcu Stanje veći od nule to znači da je ukupni ulaz tog proizvoda na skladište od strane tog partnera bio veći od izlaza. To je obično slučaj sa poslovnim partnerima od kojih nabavljate robu i zadužujete skladište. Ako je podatak u stupcu Stanje manji od nule onda je izlaz tog proizvoda bio veći od ulaza, a što je obično slučaj kod većeg razduživanja tog proizvoda od strane određenog poslovnog partnera. Ovaj izvještaj može biti koristan i ukoliko neke alate, uređaje ili opremu izdajete zaposlenicima na revers, pa lako možete vidjeti šta se kod kojeg zaposlenika nalazi u kojoj količini i slično. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Inicijalno će izvještaj biti napravljen za sve do tada napravljene skladišne dokumente. No, izvještaj je moguće napraviti i za bilo koji željeni vremenski period. Tada će u izvještaj biti uključeni samo oni dokumenti koji ulaze u zadani vremenski period.
Ovaj izvještaj možete iskoristiti prilikom izrade inventure da bi popis svih proizvoda i materijala koje imate na skladištu i njihove trenutne knjigovodstvene količine lako mogli ispisati na pisač. Na izvještaj su dodani još i stupci Inv. stanje i Razlika radi lakšeg obavljanja inventurnog popisa. Ako je inventurno stanje nekog proizvoda ili materijala veće od utvrđenog knjigovodstvenog stanja onda je razlika popisni višak, a ako je inventurno stanje manje od knjigovodstvenog onda se radi o popisnom manjku. Utvrđene popisne razlike možete onda evidentirati kao zapisnik o popisnom višku ili zapisnik o popisnom manjku. Poželjno je da se popisni viškovi i popisni manjkovi evidentiraju odvojeno radi bolje preglednosti. Jedan primjer inventurne liste skladišta s prikazanim trenutnim knjigovodstvenim stanjem pojedinih proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:
Podaci u inventurnoj listi su isprva poredani (sortirani) prema nazivu proizvoda ili materijala, no možete ih sortirati i prema šifri tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra.
U ovoj tablici definirate podnožje koje će se pojaviti ispod svih podataka prilikom ispisa svakog skladišnog dokumenta na pisač. Svaki redak teksta koji ovdje definirate će se pojaviti kao jedan redak teksta prilikom ispisa. Moguće je koristiti i prazne retke. Ovdje ćete vjerojatno definirati neki uobičajeni tekst, komentar ili napomenu koju obično koristite na svojim skladišnim dokumentima. Jedan primjer definiranog podnožja za skladišne dokumente je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici definirate pojedine proizvode, materijal, rezervne dijelove i sve druge vrste artikala koje imate u ponudi ili koristite u poslovanju. Svaki proizvod ili materijal možete definirati prema njegovom nazivu ili šifri (kataloškom broju) kako god vam je praktičnije u poslovanju. Jedan primjer evidencije proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:
Za svaki definirani proizvod i materijal je potrebno popuniti barem polje Naziv ili polje Šifra. Ostala polja možete popuniti, ali nije obavezno. U polje PDV (%) unosite trenutnu propisanu stopu PDV-a. Ukoliko se stopa PDV-a promijeni novu stopu jednostavno unesite ovdje i možete nastaviti raditi dalje. U polje Cijena unosite cijenu određenog proizvoda. Cijenu možete definirati s uključenim PDV-om ili bez njega. Ukoliko cijene želite voditi s uključenim PDV-om kao što se obično radi u maloprodaji onda u tablici Postavke cijena postavku postavite na "s PDV-om". Ukoliko cijene proizvoda želite voditi bez uključenog PDV-a u stilu veleprodaje onda u Postavke cijena odaberite postavku "bez PDV-a". Podatke o pojedinim proizvodima koje ovdje definirate će program automatski povlačiti u ostale dijelove programa. Tablicu u svakom trenutku možete nadopuniti novim proizvodima. U nekim programima, kao Skladište, Skladište 2, Proizvodnja ili Proizvodnja 2 se stopa PDV-a i cijena ne koriste, pa ako koristite samo te programe onda te podatke ne morate definirati.
U stupcu Slika je za svaki proizvod ili materijal moguće definirati i njegovu sliku. Slika se unosi tako da se u stupcu Slika mišem klikne (jednostruki ili dvostruki klik) na polje u onom retku u kojem se nalazi proizvod ili materijal čiju sliku želite unijeti, a zatim se u dijalogu koji se pojavi odabere željena slika koju imate bilo gdje na računalu i pritisne Open. Program će odabranu sliku proizvoda ili materijala prenijeti u tablicu. Nakon unosa slike u tablicu samo pritisnite tipku Enter da bi se polje u koje je slika unesena zatvorilo, a naziv slike ostao upisan u tablici. Pojedinu sliku možete obrisati tako da mišem kliknete na polje čiju sliku želite obrisati, a zatim u dijalogu koji se pojavi ne odaberete nikakvu sliku nego pritisnete Cancel. Zatim u otvorenom polju u tablici jednostavno obrišete naziv slike i pritisnete Enter.
Unesene slike je moguće pregledavati tako da u stupcu Slika jednostavno mišem dođete iznad naziva slike koju želite pogledati. Program će prikazati sliku iznad koje se trenutno nalazi pokazivač miša. Jednostavnim pomicanjem miša na neku drugu sliku program će prikazati tu drugu sliku i tako dalje. Jedan primjer prikaza slike proizvoda je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom dijelu programa su definirane neke često korištene vrste temeljnica, tj. vrste dokumenata koje se obično koriste u skladišnom poslovanju. Namjena ove tablice je da se jednom definirane vrste dokumenata mogu onda u sve skladišne dokumente unositi jednostavnim izborom s liste, a ne da se moraju uvijek iznova ručno ukucavati. Ovaj popis vrsta temeljnica možete nadopuniti i nekim svojim specifičnim vrstama dokumenata. Jedan primjer je prikazan na sljedećoj slici:
Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.
U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.
Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.
Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.
U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.
Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.
Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.
Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.
Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.
Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.
S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.
Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.
U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2023. je potrebno unijeti kao 2023-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.
U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).
U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo.png" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.
Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo.png" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.
© NAI programski centar