Namjena programa Obrt je cjelovito vođenje knjigovodstva obrtnika, slobodnih zanimanja i OPG-ova. Program mogu jednako koristiti svi obrtnici, slobodna zanimanja i OPG-ovi bez obzira na vrstu djelatnosti kojom se bave i bez obzira na to da li su paušalci ili trebaju voditi poslovne knjige, te bez obzira na to da li su u sustavu PDV-a ili nisu. Osnovne karakteristike programa su preglednost i jednostavnost korištenja. Podaci se u sve evidencije unose vrlo brzo i jednostavno jer program na mnogim mjestima omogućava jednostavan izbor podatka sa liste s unaprijed definiranim podacima, pa ručni unos podataka nije potreban. U gotovo svim knjigama program ukupne iznose pojedinih stupaca računa potpuno automatski, pa niti ručno zbrajanje bilo kakvih podataka nije potrebno. Osim osnovnih knjigovodstvenih evidencija kao što su knjiga primitaka, knjiga izdataka, knjiga prometa ili popis dugotrajne imovine, program za obrtnike koji su u sustavu PDV-a sadrži i knjigu ulaznih računa i knjigu izlaznih računa.
Na osnovu podataka unesenih u pojedine knjigovodstvene evidencije moguće je jednostavno izraditi brojne izvještaje i to za bilo koji željeni vremenski period i pomoću njih u svega par minuta popuniti obrazac za prijavu poreza na dohodak ili PDV obrazac. Program je naročito fleksibilan kada su u pitanju zakonske promjene jer sve potrebne promjene možete i sami vrlo jednostavno unijeti u program i nastaviti raditi dalje. Program sadrži i razne pomoćne evidencije i šifrarnike da bi se rad sa programom još više pojednostavnio, a unos podataka u evidencije ubrzao. Svi uneseni podaci ostaju pohranjeni i u svakom trenutku ih je moguće pregledati, nadopuniti, promijeniti, ispisati na pisač, uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte ili izvesti u običnu tekstualnu datoteku koja onda može biti uključena u neki Word ili Excel dokument.
Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:
To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.
Da bi se dobilo na jasnoći i preglednosti programa i unosa podataka, knjiga primitaka i izdataka je podijeljena na dva dijela: knjigu primitaka i knjigu izdataka. Knjiga primitaka se koristi za evidentiranje svih poslovnih primitaka koje je obrtnik imao, pri čemu se poslovnim primitkom koji treba unijeti u knjigu primitaka smatra samo onaj primitak koji je stvarno i NAPLAĆEN. Dakle, primjenjuje se "princip blagajne" i evidentiraju se samo stvarni primitci. Poslovne primitke je moguće evidentirati pojedinačno, npr. svaki pojedini naplaćeni izlazni račun ili ih je moguće evidentirati u zbirnom iznosu, npr. sve zbrojene račune na kraju radnog dana. Bitno je da svi primitci na ovaj ili onaj način budu evidentirani. Jedan primjer knjige primitaka je prikazan na sljedećoj slici:
Popunjavanje knjige primitaka je vrlo jednostavno. U polje Temeljnica unosite broj dokumenta na osnovu kojeg vršite knjiženje, a to je obično broj računa ili neka zbirna temeljnica u kojoj je zbrojeno više pojedinačnih računa ili nekih drugih dokumenata manjeg iznosa. Time se dobiva na preglednosti i brzini unosa podataka. U polje Datum unosite datum temeljnice što je obično datum ostvarenog primitka, a u polju Partner možete s liste odabrati ili direktno unijeti naziv poslovnog partnera od koga je primitak ostvaren. Popunjavanje ovog polja nije obavezno, ali može biti korisno za kasniju analizu ostvarenih primitaka. U polju Vrsta primitka je s liste potrebno odabrati jednu od uobičajenih vrsta primitaka kao što su gotovina, žiro-račun i slično. U polje Vrijednost unosite vrijednost (osnovicu) temeljnice, u polje PDV iznos PDV-a, a u polje Iznos ukupni iznos primitka, dakle Vrijednost + PDV. Svi ti podaci su u pravilu već sadržani u svakom računu ili zbirnoj temeljnici, pa se unos podataka praktično svodi na to da se ti podaci jednostavno prepišu u knjigu primitaka. U polje Opis možete unijeti neki opis knjiženja ili opis dodatnog dokumenta na osnovu kojeg vršite knjiženje kao što je izvadak sa žiro-računa i slično.
Unesene podatke možete pohraniti pritiskom na tipku Pohrani, a ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis. Ukoliko nijedan zapis nije odabran (označen) za ispis, program će ispisati cijelu tablicu. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise, označite ih pritiskom miša na zaglavlje s njihove lijeve strane i pritisnite tipku Ispis. Program će tada ispisati samo te označene zapise. Prilikom formiranja ispisa program će automatski napraviti i zbrojeve pojedinih stupaca i to uključiti u ispis. Jedan primjer ispisa knjige primitaka je prikazan na sljedećoj slici:
Za automatski unos podataka u knjigu primitaka postoji u knjizi izlaznih računa i u evidenciji tražbina tipka Prenesi u knjigu primitaka korištenjem koje se veći broj zapisa iz tih evidencija može automatski prenijeti u knjigu primitaka i tako izbjeći opetovani unos istih podataka. Više riječi o automatskom prijenosu podataka u knjigu primitaka će biti u poglavlju o knjizi izlaznih računa i poglavlju o evidenciji tražbina.
Više detalja o unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete pronaći u poglavlju Rad s tablicama i podacima.
Izvještaj o ukupnim primitcima daje ukupne iznose primitaka grupirano po vrsti primitka za neki željeni vremenski period koji može biti cijela godina ili bilo koji drugi period. Vremenski period se zadaje unosom početnog i konačnog datuma u polja Datum od i Datum do. Nakon pritiska tipke Napravi izvještaj program će automatski analizirati knjigu primitaka i napraviti izvještaj za zadani vremenski period. U izvještaju su prikazani ukupni iznosi pojedinih vrsta primitaka u zadanom vremenskom periodu. Ovaj izvještaj je naročito pogodan kada je na kraju godine potrebno popuniti prijavu poreza na dohodak, a koja se na osnovu ovog izvještaja može vrlo lako popuniti. Primjer jednog izvještaja o ukupnim primitcima je prikazan na sljedećoj slici:
Knjiga izdataka je po svom obliku praktično identična knjizi primitaka s tom razlikom što ovdje evidentirate sve svoje poslovne izdatke. Pod poslovnim izdatcima se smatraju samo oni izdaci koji su stvarno i PLAĆENI, dakle i ovdje se koristi "princip blagajne". Pojedine često korištene vrste izdataka su unesene u šifrarnik vrsta izdataka i te podatke u pravilu neće biti potrebno mijenjati osim u slučaju nekih zakonskih promjena. Jedan primjer knjige izdataka je prikazan na sljedećoj slici:
U knjigu izdataka je moguće automatski prenijeti veći broj zapisa iz knjige ulaznih računa odnosno iz evidencije obveza i tako izbjeći opetovani unos istih podataka.
Izvještaj o ukupnim izdatcima se izrađuje na osnovu podataka unesenih u knjigu izdataka i grupira se po pojedinoj vrsti izdatka. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Knjigu prometa je obavezno voditi u odvojenim poslovnim jedinicama i prodajnim mjestima gdje se primitci ostvaruju u gotovu novcu ili bezgotovinskim putem. U polje Broj temeljnice se može upisivati i zbirna temeljnica računa koja se odnosi na rekapitulaciju dnevnog prometa, tj. izdanih računa na kraju jednog radnog dana, a odnosi se odvojeno na gotovinske i bezgotovinske primitke. Jedan primjer knjige prometa je prikazan na sljedećoj slici:
Prilikom ispisa knjige prometa program će zbrojiti vrijednosti u pojedinim stupcima, pa te podatke neće biti potrebno računati ručno. Također je moguće ispisati i samo jedan dio knjige prometa tako da se željeni zapisi označe mišem i pritisne tipka Ispis. Jedan primjer ispisa knjige prometa je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici se vodi popis dugotrajne imovine (osnovnih sredstava) nekog obrta i na kraju godine bilježi pripadajuća amortizacija. Kod rada s ovom tablicom se koristi i šifrarnik amortizacijsih skupina u kojem se nalaze unaprijed definirane pojedine amortizacijske skupine osnovnih sredstava i pripadajuće stope otpisa. Ova tablica ima ulogu DI obrasca gdje unosite podatke o amortizaciji pojedinih osnovnih sredstava u nekoj godini. Jedan primjer tablice za evidenciju amortizacije dugotrajne imovine je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom izvještaju je prikazan ukupan iznos amortizacije cjelokupne dugotrajne imovine za svaku pojedinu godinu. Najčešće ćete koristiti samo zadnji redak ovih podataka koji se odnosi na ukupnu amortizaciju protekle poslovne godine, no i uvid u kretanje amortizacije tijekom proteklih godina nije loše imati.
U evidenciju tražbina se unose svi ispostavljeni negotovinski računi. Računi se evidentiraju nakon njihovog ispostavljanja, pri čemu se ne mora čekati da oni budu naplaćeni da bi ih se evidentiralo. Obrtnici koji su u sustavu PDV-a i na odgovarajući način sve ispostavljene račune evidentiraju u knjizi izlaznih računa ne moraju voditi evidenciju tražbina. Obrtnici koji nisu u sustavu PDV-a obavezni su voditi ovu evidenciju. Nakon što je neki račun naplaćen tada se u polje Datum naplate upisuje datum kada je naplaćen. Na ovaj način je iz evidencije tražbina moguće vidjeti sve potrebne podatke o ispostavljanju i naplati računa. Nakon što je pojedini račun naplaćen mora ga se evidentirati u knjizi primitaka. Jedan primjer evidencije tražbina je prikazan na sljedećoj slici:
U polja Broj računa, Ozn. i Datum unosite osnovne podatke o računu. U polje Ozn. možete unijeti oznaku računa "R-2" ako račun ispostavljate drugom poslovnom subjektu. U polju Partner možete s liste izabrati poslovnog partnera na koga se račun odnosi. Ovo polje je povezano s pomoćnom tablicom Partneri, pa podatke o pojedinom poslovnom partneru treba prvo tamo definirati. Nakon odabira naziva poslovnog partnera program će automatski popuniti polja Adresa, Mjesto i OIB ili PDV ID s podacima koje ste za tog poslovnog partnera definirali u tablici partnera. U poljima Vrijednost, PDV i Iznos unosite vrijednost, PDV i ukupni iznos računa (vrijednost+PDV). Nakon naplate računa u polje Datum naplate treba unijeti datum kada je račun naplaćen i prenijeti ga u knjigu primitaka. U polje Napomena možete unijeti neki dodatni komentar o samom računu, njegovoj naplati, navesti broj izvatka sa žiro-računa na osnovu kojeg je račun naplaćen i slično.
Naplaćene račune možete jednostavno i automatski prenijeti u knjigu primitaka tako što ćete te zapise, tj. račune označiti (jedan ili više njih), a zatim pritisnuti tipku Prenesi u knjigu primitaka. Pojedini zapis se označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane i označeni zapis poprima plavu boju pozadine. Program će tada sve označene račune prenijeti u knjigu primitaka. Pri tome nije potrebno da knjiga primitaka bude otvorena da bi preneseni naplaćeni računi bili vidljivi. Oni će biti vidljivi nakon novog pokretanja knjige primitaka. U prenesenim podacima će u knjizi primitaka biti potrebno samo sa liste odabrati određenu vrstu primitka. Kao datum će u knjigu primitaka biti prenesen datum naplate pojedinog izdanog računa definiran u polju Datum naplate jer je pojedine račune u knjizi primitaka potrebno evidentirati tek nakon što su oni stvarno i naplaćeni.
Evidencija obveza istovjetna je evidenciji tražbina s tom razlikom što se u njoj evidentiraju svi primljeni računi. Obrtnici koji su u sustavu PDV-a i koji sve primljene račune evidentiraju u knjizi ulaznih računa nisu obavezni voditi evidenciju obveza. Ovdje se evidentiraju svi primljeni računi bez obzira na to da li su plaćeni ili nisu. U polje Datum plaćanja se unosi datum kada je račun plaćen. Do trenutka plaćanja računa polje Datum plaćanja treba ostati prazno. Nakon što je račun plaćen on se mora evidentirati i u knjizi izdataka.
Plaćene račune (jedan ili više njih) je moguće jednostavno prenijeti u knjigu izdataka korištenjem tipke Prenesi u knjigu izdataka.
Svi poslovni subjekti koji su u sustavu PDV-a moraju voditi odgovarajuće evidencije na osnovu kojih će se moći utvrditi njihova obaveza za PDV. U knjizi ulaznih računa se evidentiraju svi primljeni računi pri čemu je uz sam primitak računa moguće evidentirati i njegovo plaćanje. To je omogućeno preko polja Datum plaćanja koje ostaje prazno sve dok se određeni račun ne plati. Tek nakon plaćanja računa se u polje Datum plaćanja unosi datum kada je račun plaćen te se on evidentira u knjizi izdataka. Na taj način je moguće na vrlo jednostavan način pratiti zaprimanje i plaćanje računa te na osnovu podataka u knjizi ulaznih računa lako utvrditi iznos pretporeza koji poslovni subjekt može ostvariti. Jedan primjer knjige ulaznih računa je prikazan na sljedećoj slici:
U polja Broj računa, Ozn. i Datum unosite osnovne podatke o računu. U polje Ozn. možete unijeti oznaku računa ("R-1" ili "R-2"). U polju Partner možete s ponuđene liste odabrati poslovnog partnera na koga se račun odnosi. Ovo polje je povezano s pomoćnom tablicom Partneri, pa podatke o pojedinom poslovnom partneru treba prvo tamo definirati. Nakon odabira naziva poslovnog partnera program će automatski popuniti polja Adresa, Mjesto i OIB ili PDV ID s podacima koje ste za tog poslovnog partnera definirali u tablici partnera. U poljima Vrijednost, PDV i Iznos unosite vrijednost, PDV i ukupni iznos računa (vrijednost+PDV). Nakon plaćanja računa treba u polje Datum plaćanja unijeti datum kada je račun plaćen i račun prenijeti u knjigu izdataka. U polje Napomena se može unijeti neki dodatni komentar o samom računu, njegovom plaćanju, navesti broj izvatka sa žiro-računa na osnovu kojeg je račun plaćen i slično.
Svaki uneseni ulazni račun je potrebno povezati s određenom stavkom PDV obrasca u koju taj račun spada. Ova informacija se onda koristi da bi program automatski mogao izračunati ukupne iznose ulaznih računa i napraviti izvještaj za jednostavno popunjavanje PDV obrasca. Popunjavanje PDV obrasca na osnovu tako pripremljenih podataka je vrlo jednostavno jer se svodi na to da izračunate vrijednosti jednostavno prepišete iz izvještaja na PDV obrazac. Svaki račun je s točno određenom stavkom PDV obrasca povezan preko polja Veza s PDV obrascem kao što je prikazano na sljedećoj slici:
U polju Veza s PDV obrascem je upisana veza između određenog računa u ovoj knjizi i odgovarajuće stavke u PDV obrascu. Pozivom izrade izvještaja za izračun ukupnih vrijednosti knjige ulaznih računa moguće je dobiti zbrojene vrijednosti grupirane po pojedinim stavkama PDV obrasca, a zatim ih jednostavno prepisati na PDV obrazac. Moguće vrijednosti polja Veza s PDV obrascem definirane su u šifrarniku Veze knjige URA s PDV obrascem i te vrijednosti nije potrebno mijenjati osim u slučaju promjene zakonskih propisa. Da bi se ispravno mogla odrediti priroda nekog računa i njegovo mjesto u PDV obrascu potrebno je imati nešto iskustva u načinu obračuna PDV-a.
Podatke unesene u knjigu ulaznih računa je moguće pohraniti pritiskom na tipku Pohrani, a ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis. I u ovoj knjizi program automatski zbraja pojedine stupce i zbroj unosi na dno ispisa. Jedan primjer ispisa knjige ulaznih računa je prikazan na sljedećoj slici:
Plaćene račune (jedan ili više njih) je moguće jednostavno prenijeti u knjigu izdataka tako što ćete te račune označiti, a zatim pritisnuti tipku Prenesi u knjigu izdataka. Pojedini račun se označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane i on poprima plavu boju pozadine. Pri tome nije potrebno da knjiga izdataka bude otvorena da bi preneseni plaćeni računi bili vidljivi u njoj i da bi se operacija prijenosa uspješno izvela. Oni će biti vidljivi nakon novog pokretanja knjige izdataka. U prenesenim podacima će u knjizi izdataka biti potrebno samo sa liste odabrati vrstu izdatka. Kao datum će u knjigu izdataka biti prenesen datum plaćanja pojedinog računa definiran u polju Datum plaćanja jer je pojedine račune iz knjige ulaznih računa potrebno u knjizi izdataka evidentirati tek nakon što su oni stvarno i plaćeni.
Kod izrade ovog izvještaja program analizira knjigu ulaznih računa, a zatim izračunate ukupne vrijednosti i ukupni PDV grupira prema polju Veza s PDV obrascem. Sve što korisnik treba tada napraviti je prepisati podatke iz ovako dobivenog izvještaja u odgovarajuće stavke PDV obrasca. Na primjer, podatke dobivene za "PRETPOREZ - 25%" je potrebno prenijeti u stavku PDV obrasca koja se odnosi na pretporez od 25%. Na isti način je potrebno prepisati i sve ostale vrijednosti pojedinih izračunatih stavki. Izvještaj je moguće napraviti za bilo koji željeni vremenski period.
Ovdje je važno napomenuti da se ovaj izveštaj izrađuje samo za one ulazne račune koji su plaćeni, tj. za one račune koji u polje Datum plaćanja imaju unesen datum kada su plaćeni. To je napravljeno zbog toga jer se kod obrtnika primjenjuje "princip blagajne", tj. račun postaje primitak tek kada je naplaćen, a izdatak tek kada je plaćen. Sukladno tome, oni ulazni računi kod kojih u polju Datum plaćanja ne postoji nikakav podatak se ne uzimaju u obzir kod izrade ovog izvještaja. Isto pravilo vrijedi i kod izrade izvještaja o izlaznim računima, tj. ne uzimaju se u obzir oni izlazni računi koji nisu naplaćeni. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Knjiga izlaznih računa ima praktično istu formu i način knjiženja kao i knjiga ulaznih računa s tom razlikom što se ovdje evidentiraju svi ispostavljeni računi te status njihove naplaćenosti. Nakon naplate računa potrebno je datum naplate evidentirati u polju Datum naplate i naplaćeni račun proknjižiti u knjizi primitaka. U polju Veza s PDV obrascem je potrebno izabrati neku od vrijednosti pohranjenih u šifrarniku Veze knjige IRA s PDV obrascem. Na taj način se ostvaruje veza između knjiženog računa i njegove kategorije u PDV obrascu i omogućuje jednostavna izrada izvještaja za lako popunjavanje PDV obrasca. Jedan primjer knjige izlaznih računa je prikazan na sljedećoj slici:
Za jednostavan i automatski prijenos naplaćenih računa u knjigu primitaka moguće je koristiti tipku Prenesi u knjigu primitaka. Kao datum će u knjigu primitaka biti prenesen datum naplate pojedinog izlaznog računa unesen u polje Datum naplate jer je pojedine račune iz knjige izlaznih računa potrebno u knjizi primitaka evidentirati tek nakon što su oni stvarno i naplaćeni.
Ovaj izvještaj se izrađuje na osnovu podataka unesenih u knjigu izlaznih računa i grupira prema stupcu Veza knjige IRA s PDV obrascem. Dobivene vrijednosti je potrebno samo prepisati u pripadajuće stavke PDV obrasca. Ovaj izvještaj uključuje samo one račune koji su naplaćeni odnosno one kod kojih u polju Datum naplate postoji datum naplate računa. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj šifrarnik se koristi kod rada s knjigom primitaka za izbor vrste primitka u stupcu Vrsta primitka te će se ovdje unesene vrijednosti pojaviti na listi za izbor podatka prilikom unosa vrste primitka. Ovdje unesene podatke u pravilu neće biti potrebno mijenjati osim u slučaju zakonskih promjena. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj šifrarnik se koristi kod rada s knjigom izdataka za izbor vrste izdatka u stupcu Vrsta izdatka te će se ovdje unesene vrijednosti pojaviti na listi za izbor podatka prilikom unosa vrste izdatka. Ovdje unesene podatke u pravilu neće biti potrebno mijenjati osim u slučaju zakonskih promjena.
U ovaj šifrarnik su upisane pojedine stavke PDV obrasca koje se odnose na neoporezive i oporezive isporuke (stavke pod rednim brojevima I. i II.) . Koristi se u knjizi izlaznih računa da bi se neki proknjiženi račun povezao s pripadajućom stavkom PDV obrasca te da bi se na osnovu toga mogao napraviti izvještaj za lako popunjavanje PDV obrasca. Ovdje upisane podatke možete nadopuniti ukoliko se za to ukaže potreba uslijed promjene zakona i slično. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:
U ovaj šifrarnik su upisane pojedine stavke PDV obrasca koje se odnose na pretporez (stavke pod rednim brojem III.). Koristi se u knjizi ulaznih računa za definiranje veze između knjiženog računa i njemu pripadajuće stavke u PDV obrascu. Ovdje upisane podatke možete promijeniti u slučaju promjene zakonskih propisa. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj šifrarnik se koristi pri radu s popisom dugotrajne imovine i u njemu su definirane pojedine zakonski propisane amortizacijske skupine i njima pripadajuće godišnje stope amortizacije koje se mogu koristiti kod obračuna amortizacije dugotrajne imovine na kraju godine.
Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.
U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.
Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.
Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.
U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.
Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.
Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.
Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.
Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.
Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.
S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.
Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.
U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2023. je potrebno unijeti kao 2023-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.
U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).
U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo.png" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.
Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo.png" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.
© NAI programski centar