Maloprodaja je program za cjelovito vođenje poslovanja trgovine na malo bez obzira da li se radi o trgovini tehničkom robom, građevnim materijalom, odjećom i obućom ili nekoj drugoj vrsti trgovine. Osim za maloprodaju program se gotovo bez ikakvih promjena može koristiti i u veleprodaji. U programu se lako mogu evidentirati sve poslovne promjene počevši od zaprimanja robe i izrade kalkulacija, pa do prodaje robe i izdavanja računa uz jednostavno praćenje trenutnog stanja svakog pojedinog proizvoda na skladištu ili u prodavaonici. Svaki proizvod je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u sve dijelove programa unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste čime se unos podataka bitno pojednostavnjuje i ubrzava. Proizvode je u sve dokumente moguće unositi preko njihovog naziva ili preko šifre (kataloškog broja) kako god je pojedinom korisniku praktičnije u poslovanju. Za svaki proizvod je moguće unijeti i njegovu sliku. Moguće je napraviti neograničeni broj kalkulacija, računa i svih ostalih dokumenata.
Zaprimanje robe se odvija putem ulaznih kalkulacija u kojima je dovoljno definirati svega nekoliko osnovnih podataka o svakom proizvodu, a sva ostala računanja program radi potpuno automatski. Može se koristiti postupak zidanja prodajne cijene ili za unaprijed definiranu prodajnu cijenu računati pripadajući postotak marže. U svaku kalkulaciju je moguće uključiti i razne druge vrste troškova kao što su troškovi transporta, špedicije, carine ili posebni porez uz automatsku raspodjelu tih troškova na pojedine proizvode u kalkulaciji. U programu je moguće izrađivati i račune za sve prodane proizvode uz jednostavan i brz prijenos proizvoda na račun te automatsko računanje iznosa svih pojedinih stavki računa i ukupnog iznosa cijelog računa. Računi se mogu izdavati za sve prodane proizvode, ali i za pružene usluge. Moguće je definirati i neograničeni broj predložaka dodatnog teksta i na taj način izradu i sadržaj svakog pojedinog računa u potpunosti prilagoditi načinu svog poslovanja. U programu je moguće izrađivati i ponude kupcima i poslovnim partnerima i nakon realizacije ih jednostavno prenositi u račune.
U programu se skladište proizvoda vodi praktično automatski na osnovu jednom unesenih kalkulacija, računa i ostalih skladišnih dokumenata. Tako je u svakom trenutku bez ikakvog dodatnog unosa podataka moguće imati uvid u stanje svakog proizvoda na skladištu ili u prodavaonici te jednostavno izraditi inventurnu listu proizvoda. Program automatski izrađuje i skladišne kartice proizvoda na kojima se pregledno može pratiti kronologija cijelog tijeka njihove nabave i prodaje. Svi podaci uneseni u program ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte. Podatke je na jednostavan način moguće prenijeti i u bilo koji Word ili Excel dokument. Ukoliko dođe do promjene stope PDV-a, novu stopu jednostavno unesete u program i nastavite raditi dalje. Iz svakog računa je na jednostavan način moguće napraviti i otpremnicu sa količinama pojedinih proizvoda koji se otpremaju kupcu.
Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:
To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.
U ovom dijelu programa se izrađuju računi. Njihova izrada je u potpunosti automatizirana jer sve proizvode i usluge na račun unosite praktično jednim klikom miša, a sve potrebne izračune pojedinih stavki i ukupnog iznosa računa program obavlja automatski. Tako je praktično cijeli račun moguće napraviti za svega minutu-dvije, pohraniti ga, ispisati na pisač ili poslati elektronskom poštom kao privitak neke poruke. Proizvodi i usluge se na račun unose odvojeno što račun čini preglednijim i omogućuje kvalitetniju i detaljniju izradu raznih izvještaja o ispostavljenim računima. Računi se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
U gornju tablicu unosite svaki pojedini račun i njegove osnovne podatke kao što su broj računa, datum i vrijeme izrade, naziv, adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) poslovnog partnera (kupca), način plaćanja računa, ime ili oznaku prodavača te popust (rabat) koji odobravate kupcu. Polja Vrijednost, PDV i Iznos ne trebate popunjavati jer njih program izračunava i popunjava automatski. U polje Ozn. možete upisati oznaku računa ako račun ispostavljate drugom poslovnom subjektu (R-1 ili R-2) ili ostavljate prazno. U polje Popust (%) možete unijeti postotak popusta koji se odnosi na cijeli račun. Popust koji tu definirate će biti primijenjen na sve proizvode i usluge unesene u račun. Ako popust želite definirati samo za neki određeni proizvod ili uslugu potrebno ga je unijeti u donju tablicu u stavku tog proizvoda ili usluge. Program prilikom unosa novog računa automatski popunjava polja Datum i Vrijeme sa trenutnim datumom i vremenom, a vi te podatke možete onda naknadno i promijeniti. Također, program nakon izbora sa liste naziva partnera kome ispostavljate račun (stupac Partner) automatski popunjava njegovu adresu, mjesto i OIB (ili PDV ID) s onim podacima koje ste za tog poslovnog partnera definirali u tablici Partneri.
U donjoj tablici su prikazane sve stavke onog računa koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini račun se u gornjoj tablici označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Trenutno označeni račun ima plavu boju pozadine. U donju tablicu unosite sve pojedine proizvode i usluge koje prodajete, a možete ih unositi prema nazivu ili prema šifri kako god vam je praktičnije. Prije unosa nekog proizvoda ili usluge je poželjno da on bude najprije definiran u tablici Proizvodi, odnosno tablici Usluge. Svaki proizvod ili uslugu je dovoljno definirati samo jednom, a onda u račune unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom sa liste čime se proces izrade računa bitno ubrzava. Za svaki proizvod ili uslugu koje unesete na račun program će automatski iz tablice Proizvodi odnosno tablice Usluge povući i pripadajuću jedinicu mjere, stopu PDV-a i cijenu tako da te podatke nećete morati unositi ručno. Još samo trebate popuniti polje Količina i eventualno Popust (%) ako nudite neki popust za određeni proizvod ili uslugu.
Unos proizvoda i usluga je međusobno odvojen da bi račun bio što pregledniji i da bi se kasnije mogli napraviti kvalitetni izvještaji o ispostavljenim računima te prodanim proizvodima i uslugama. Proizvodi se unose na list (stranicu) pod nazivom Proizvodi, a usluge na stranicu Usluge. Željena stranica se odabire jednostavnim klikom miša na naziv stranice koji se nalazi iznad nje. Primjer lista (stranice) Proizvodi je prikazan na sljedećoj slici:
Na isti način se u račun unose i usluge. Potrebno je jednostavno odabrati stranicu Usluge klikom miša na njen naziv. Jedan primjer lista (stranice) za unos usluga je prikazan na sljedećoj slici:
Kad ste unijeli sve proizvode i usluge koje ste namjeravali možete pritisnuti tipku Izračunaj ukupne iznose. Program će tada izračunati sve vrijednosti, PDV i iznose pojedinih stavki računa te vrijednost, PDV i iznos cijelog računa i to upisati u pripadajuća polja na računu (polja Vrijednost, PDV i Iznos).
U dijelu PODNOŽJE možete izabrati neko podnožje računa koje ste definirali u tablici Podnožja za račune, a možete ga unijeti ili promijeniti i ručno. Taj tekst će se na računu pojaviti ispod svih podataka prilikom njegova ispisa. Tu se obično stavlja neka napomena o plaćanju, rokovima i sl., a možete staviti i ime i prezime odgovorne osobe ili bilo koji drugi podatak koji se uklapa u vaše poslovanje.
U gornjoj tablici ne morate popuniti sve podatke ukoliko vam u trenutku izrade računa nisu potrebni, a možda niti poznati. Na primjer, ako su vam podaci o adresi ili OIB-u kupca nepoznati ili ako račun ispostavljate u maloprodaji gdje nije niti potrebno da na računu imate evidentirane sve podatke o kupcu tada te podatke ne morate niti unositi na račun.
Ovdje možete knjižiti i povratnice od kupaca na taj način što ćete unijeti jedan novi račun, a zatim ćete količine pojedinih proizvoda koje vam kupac vraća, unositi kao negativne vrijednosti tako da će na kraju i ukupni iznos računa biti negativan. Na isti način možete i stornirati račune za prodane proizvode i obavljene usluge.
Sve promjene napravljene tijekom izrade računa možete pohraniti pritiskom na tipku Pohrani, a pritiskom na tipku Ispis računa možete račun ispisati na pisač. Nakon pritiska tipke Ispis računa program će automatski kreirati datoteku ispisa i prikazati je u pregledniku. Tu datoteku možete onda ispisati na pisač ili kao privitak uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i poslati poslovnom partneru ili kupcu. Jedan primjer ispisa računa je prikazan na sljedećoj slici:
Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete pronaći u poglavlju Rad s tablicama i podacima.
U ovom izvještaju možete na jednostavan način dobiti rekapitulaciju napravljenih računa za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer rekapitulacije računa je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom dijelu programa definirate razna podnožja računa, tj. dodatne tekstove ili komentare. Bilo koji od ovdje definiranih dodatnih tekstova možete onda u račune unositi jednostavnim izborom s liste čime ćete dodatno ubrzati izradu računa jer tekst nećete morati svaki puta ukucavati ručno. Moguće je definirati neograničeni broj predložaka dodatnog teksta i onda ih po potrebi unositi na račune. U podnožjima možete definirati neke dodatne podatke kao što su uvjeti plaćanja i dostave, broj žiro-računa, napomene o uvjetima garancije i razne druge napomene koje smatrate bitnima. Svaki dodatni tekst unesen na račun možete onda tamo dodatno i promijeniti. Na taj način možete sadržaj svakog pojedinog računa potpuno prilagoditi načinu svog poslovanja. Korištenjem unaprijed definiranih podnožja se i mogućnost grešaka uslijed tipkanja svodi na minimum. Prilikom pohrane svakog računa pohranjuje se i njegov dodatni tekst tako da korisnik u svakom trenutku može vidjeti kompletan račun koji je ispostavio kupcu. Jedan primjer podnožja za račune je prikazan na sljedećoj slici:
Izrada pojedinog podnožja je vrlo jednostavna. U gornjoj tablici definirate naziv podnožja, a u donjem prostoru za unos teksta unesete tekst tog podnožja. Pritiskom na tipku Pohrani tekst podnožja se pohranjuje i onda ga uvijek možete koristiti kod izrade računa jednostavnim izborom njegovog naziva s liste.
U ovom dijelu programa izrađujute ponude. Tehnika unosa podataka i rada s njima je praktično ista kao i kod izrade računa, pa neće biti ponovo opisivana. Jedan primjer obrasca za izradu ponuda je prikazan na sljedećoj slici:
U dijelu PODNOŽJE možete izabrati neko podnožje (dodatni tekst) koje ste definirali u tablici Podnožja za ponude ili taj dodatni tekst možete unijeti ručno. Tako napravljenu ponudu možete onda ispostaviti potencijalnom kupcu. Ukoliko dođe do realizacije ponude, tada tu ponudu možete jednostavno pretvoriti u račun. Najprije je u gornjoj tablici potrebno odabrati (označiti) onu ponudu koju želite prenijeti u račune, a zatim pritisnuti tipku Prenesi u račune. Program će tada sve podatke iz odabrane ponude unijeti kao novi račun u evidenciju Računi. Sve što u tom novounesenom računu trebate napraviti je unijeti njegov broj te eventualno odabrati novo podnožje računa (dodatni tekst) i već imate gotov račun koji možete ispostaviti kupcu. Da bi se neka ponuda uspješno prebacila u račune nije potrebno, a niti poželjno, da imate otvorenu evidenciju računa zato jer program prebacivanje vrši i kada ona nije otvorena, a prebacivanje je vidljivo s njezinim novim pokretanjem.
Sve napravljene ponude je moguće pohraniti, ispisati na pisač ili uključiti u neku poruku elektronske pošte na isti način kao i račune. Jedan primjer ispisa ponude je prikazan na sljedećoj slici:
Podnožja za ponude se izrađuju na isti način kao i podnožja za račune. Koriste se kao dodatni tekst ispod svih podataka pri izradi i ispisu ponuda.
U ovom dijelu programa se izrađuju otpremnice. Otpremnice je moguće izrađivati neovisno o napravljenim računima ili iz već napravljenog računa jednostavnim korištenjem tipke Prenesi u otpremnice pri čemu će podaci iz odabranog računa biti automatski preneseni u novu otpremnicu. Tako napravljena otpremnica sadrži sve podatke kao i račun iz kojeg je napravljena tako da je naknadni ručni unos podataka nepotreban. U otpremnicama nisu navedeni podaci o cijeni i vrijednosti pojedinih proizvoda koji se isporučuju, već one sadrže podatke o vrsti i količini pojedinih isporučenih proizvoda. Svaku otpremnicu je moguće ispisati na pisač korištenjem tipke Ispis otpremnice. Sve već rečeno u vezi same tehnike izrade računa vrijedi i ovdje kod izrade otpremnica.
I kod otpremnica je moguće koristiti razna unaprijed definirana podnožja dodatnog teksta koja je moguće odabrati za ispis ispod svih podataka na otpremnici u svojstvu neke dodatne napomene ili komentara, mjesta za potpis odgovornih osoba i slično. Način rada s podnožjima otpremnica je isti kao i s podnožjima računa.
U ovom dijelu programa se izrađuju kalkulacije. Sve kalkulacije se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
Obrazac je podijeljen na dva dijela, tj. dvije tablice. U prvoj (gornjoj) tablici evidentirate osnovne podatke o svakoj pojedinoj kalkulaciji kao što su njen broj, datum i vrijeme izrade te osnovni podaci o poslovnom partneru od kojeg je roba nabavljena kao što su njegov naziv, adresa, mjesto, OIB ili PDV ID, a možete navesti i vrstu i broj isprave dobavljača na osnovu koje ste zaprimili robu. Podaci o partneru nisu obavezni, ali ih možete koristiti ako želite. Ako podatke o nekom poslovnom partneru već imate definirane u tablici Partneri tada tog partnera nije potrebno unositi ručno već ga jednostavno možete izabrati sa ponuđene liste, a program će ostale njegove podatke nadopuniti automatski. Ostala polja u gornjoj tablici, a koja predstavljaju ukupne iznose napravljene kalkulacije nije potrebno popunjavati jer će ta polja program popuniti automatski na način kako će biti opisano u nastavku. Ove ukupne vrijednosti kalkulacije su korisne ukoliko želite provjeriti da li vam se poklapaju sa vrijednostima koje ste dobili na računu ili otpremnici od dobavljača. To se posebno odnosi na ukupnu fakturiranu i nabavnu vrijednost proizvoda za koje radite kalkulaciju.
U donjoj tablici izrađujete stavke kalkulacije za svaki pojedini proizvod. Sve stavke kalkulacije prikazane u donjoj tablici se odnose samo na onu kalkulaciju koja je u tom trenutku odabrana (označena) u gornjoj tablici. Pojedina kalkulacija se u gornjoj tablici odabire pritiskom miša na zaglavlje s njene lijeve strane, a trenutno odabrana kalkulacija poprima plavu boju pozadine. U primjeru sa gornje slike je u gornjoj tablici odabrana (označena) jedna kalkulacija, a u donjoj tablici su prikazane sve pojedine stavke te kalkulacije (kalkulacije cijena pojedinih proizvoda).
Svaki proizvod za koji izrađujete kalkulaciju možete u donju tablicu unijeti preko njegovog naziva ili šifre kako god vam je praktičnije. Da bi ubrzali proces izrade kalkulacija osnovne podatke o pojedinim proizvodima je poželjno najprije definirati u tablici Proizvodi. Tada ćete biti u mogućnosti da pojedine proizvode u kalkulacije unosite jednostavnim izborom s liste, a program će ostale podatke o proizvodu popuniti automatski, pa ih nećete morati unositi ručno. Na taj način se proces unosa podataka u kalkulacije bitno ubrzava, a njihova izrada pojednostavnjuje.
Unos nove kalkulacije se odvija tako, da najprije u gornju tablicu unesete jednu novu kalkulaciju pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice. U novoj kalkulaciji će program automatski popuniti polja Datum i Vrijeme s trenutnim datumom i vremenom, a vi te podatke možete naknadno i promijeniti. U novounesenoj kalkulaciji je potrebno definirati njen broj i eventualno podatke o dobavljaču. Nakon toga možete pritisnuti tipku Pohrani da bi nova kalkulacija ostala pohranjena. Sada tu novu kalkulaciju označite mišem (ako već nije označena) i u donju tablicu možete početi unos pojedinih stavki kalkulacije, tj. kalkulacije cijena pojedinih proizvoda.
Za izradu kalkulacije nekog proizvoda (u donjoj tablici) je dovoljno unijeti svega nekoliko podataka, a program će sve ostalo izračunati automatski. Izrada kalkulacije se odvija tako, da najprije unesete novu stavku kalkulacije pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi sa lijeve strane donje tablice. Zatim unesite proizvod izborom s liste ili preko njegove šifre i popunite polja Cijena i Količina i eventualno Popust (%) ako ga je bilo. U polje Cijena je potrebno unijeti ulaznu fakturiranu cijenu proizvoda bez uključenog PDV-a. U polje Zav. troš (%) možete unijeti postotak carine, posebnog poreza ili nekog drugog troška koji se odnosi na određeni proizvod. Podaci koji se unose u polje Zav. troš (%) se odnose samo na jedan proizvod i sudjeluju samo u njegovoj kalkulaciji. Ukoliko, pak, želite definirati neke troškove koji se odnose na cijelu kalkulaciju, a što je često slučaj sa ukupnim troškovima transporta, špedicije i slično, onda te troškove možete definirati na listu (stranici) Ostali troškovi. Program će te troškove automatski raspodijeliti na pojedine proizvode prema njihovom udjelu u ukupnoj fakturiranoj vrijednosti kalkulacije. Više riječi o unosu i raspodjeli ostalih troškova će biti nešto kasnije.
Sada, ako želite izračunati prodajnu cijenu proizvoda, unesite željeni postotak marže u polje Marža (%) i pritisnite desnu tipku miša IZNAD ONOG RETKA u donjoj tablici u kojoj se nalazi proizvod za koji radite kalkulaciju. Na izborniku koji se pojavio odaberite naredbu Izračunaj cijenu. Ukoliko, pak, želite izračunati postotak marže za neku unaprijed definiranu maloprodajnu cijenu (cijenu s uključenim PDV-om) onda tu maloprodajnu cijenu unesite u polje Malopr. cijena, pritisnite desnu tipku miša i izaberite naredbu Izračunaj maržu. Ako maržu, pak, želite izračunati za neku unaprijed definiranu veleprodajnu cijenu (cijenu bez uključenog PDV-a) onda tu cijenu unesite u polje Velepr. cijena, pritisnite desnu tipku miša i odaberite naredbu Izračunaj maržu. Pri tome, ako u kalkulacijama polazite od maloprodajnih cijena onda postavka u tablici Postavke cijena treba biti postavljena na "s PDV-om", a ako polazite od veleprodajnih cijena onda postavka treba biti postavljena na "bez PDV-a". Na taj način će program znati da li kalkulacije izrađujete kao maloprodajne ili veleprodajne i u skladu s tim će raditi izračun.
Ako u polje Malopr. cijena ili u polje Velepr. cijena (ovisno o tome da li radite maloprodajnu ili veleprodajnu kalkulaciju) želite dohvatiti trenutnu prodajnu cijenu određenog proizvoda kako ste je definirali u tablici Proizvodi u stupcu Cijena, tada na izborniku koji se pojavi nakon pritiska desne tipke miša odaberite naredbu Dohvati cijenu proizvoda. Program će tada dohvatiti trenutnu cijenu tog proizvoda kako je imate definiranu. Sve prethodno opisane naredbe se odnose SAMO na onaj redak u donjoj tablici iznad kojeg je pritisnuta desna tipka miša i pojavio se izbornik za izračun kalkulacije te se samo u tom retku odvija računanje.
No, ukoliko sve izračune u kalkulaciji želite obaviti puno brže od maloprije opisanog pojedinačnog računanja za svaki proizvod, tada možete koristiti naredbe Dohvati sve cijene proizvoda, Izračunaj sve marže i Izračunaj sve cijene. Ove naredbe se primjenjuju na sve proizvode unesene u donju tablicu. Tako bi jedan od mogućih postupaka izrade kalkulacije mogao biti taj, da najprije unesete sve proizvode i njihove ulazne fakturirane cijene i količine. Ako odjednom za sve proizvode želite izračunati pripadajuće marže, tada najprije s izbornika pozovite naredbu Dohvati sve cijene proizvoda, a zatim naredbu Izračunaj sve marže. Program će nakon prve naredbe dohvatiti sve trenutne prodajne cijene proizvoda iz tablice Proizvodi, a onda za sve proizvode izračunati pripadajući postotak marže. Dakle, kalkulacije se mogu obavljati za svaki proizvod posebno, ali i za sve proizvode odjednom. Izbornik za izradu kalkulacija koji se pojavljuje nakon pritiska desne tipke miša je prikazan na sljedećoj slici:
Nakon što ste napravili kalkulacije svih željenih proizvoda moguće je izračunati i ukupne vrijednosti cijele kalkulacije pritiskom na tipku Izračunaj ukupne iznose. Program će izračunate ukupne iznose pojedinih stupaca unijeti u gornju tablicu u istoimene stupce. Ovi podaci su korisni za eventualnu kontrolu napravljene kalkulacije. Na primjer, podatak u polju Fak. vrij. u gornjoj tablici trebao bi se slagati s ukupnim fakturiranim iznosom s uključenim popustom koji vam je dobavljač ispostavio na računu. Naravno, to vrijedi samo u slučaju ako ste kalkulaciju napravili za sve proizvode sa računa dobavljača.
Sve promjene unesene u kalkulaciju moguće je pohraniti pritiskom na tipku Pohrani, a ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis kalkulacije. Jedan primjer ispisa kalkulacije je prikazan na sljedećoj slici:
Ukoliko u cijelu kalkulaciju želite uključiti i neke druge troškove koji se odnose na cjelokupnu kalkulaciju kao što su ukupni troškovi transporta, troškovi špedicije i slično tada možete koristiti list (stranicu) Ostali troškovi koji se nalazi odmah pored lista Proizvodi u kojem se odvija sama izrada kalkulacija. Ukupni troškovi koje definirate će na sve proizvode u kalkulaciji biti raspodijeljeni prema udjelu fakturirane vrijednosti pojedinog proizvoda u ukupnoj fakturiranoj vrijednosti cijele kalkulacije. Ovaj dio izrade kalkulacije će se vjerojatno dosta koristiti prilikom izrada uvoznih kalkulacija, a može se koristiti i u svim drugim slučajevima kada postoje neki zajednički troškovi koje je potrebno rasporediti na sve proizvode u kalkulaciji. Jedan primjer unosa ostalih troškova u kalkulaciju je prikazan na sljedećoj slici:
Ostali troškovi se mogu unijeti kao postotak ili kao vrijednost u apsolutnom iznosu. Moguće je i kombinirati oba načina unosa ostalog troška. Prvi način (unos ostalog troška kao postotka) će se uglavnom koristiti ako se radi o unosu postotka carine, posebnog poreza ili nekog podatka koji se obračunava kao postotak fakturirane vrijednosti. Pri tome treba imati u vidu da će se ovaj postotak obračunati na sve proizvode, što znači da ako želite definirati carinu od 10% tada će se ta carina primijeniti na sve proizvode u kalkulaciji. Ako u kalkulaciji imate proizvode s različitim postocima carine tada postotak carine nemojte definirati ovdje nego u samoj kalkulaciji u stupcu Zav. troš (%) gdje unosite zavisne troškove za svaki proizvod posebno. Ovdje definirate samo one troškove koji se odnose na SVE proizvode u kalkulaciji.
Drugi način definiranja ostalog troška (preko njegovog apsolutnog iznosa) će se uglavnom koristiti kada se radi o ukupnim troškovima transporta cijele isporuke, o troškovima špedicije, manipulativnim i skladišnim troškovima i slično. U ovom slučaju ostali trošak unosite u polje Vrijednost. Vrijednost ovog troška će program automatski linearno rasporediti na sve proizvode prema njihovom udjelu u ukupnoj fakturiranoj vrijednosti cijele kalkulacije.
Svi ostali troškovi trebaju u kalkulaciju biti uneseni prije poziva naredbi za izračun marže ili cijene da bi mogli biti uključeni u ukupni izračun. Program će iznos ostalog troška koji otpada na svaki pojedini proizvod automatski unijeti u kalkulaciju u stupac Ostali troškovi i taj podatak uzeti u obzir prilikom izračuna marže ili cijene proizvoda.
Moguće je izrađivati maloprodajne kalkulacije i veleprodajne kalkulacije. Pod maloprodajnom cijenom se u programu podrazumijeva cijena s uključenim PDV-om, a pod veleprodajnom bez uključenog PDV-a. Svaki korisnik može odabrati onaj način koji mu više odgovara u poslovanju, tj. da bude u skladu s načinom na koji vodi cjenik svojih proizvoda.
U ovom dijelu programa putem odgovarajućih skladišnih dokumenata evidentirate sve ulaze proizvoda, materijala, rezervnih dijelova i drugih artikala na skladište i njihove izlaze sa skladišta. Sve ostale tablice, kartice i izvještaje program izrađuje potpuno automatski na osnovu podataka koje ovdje unesete. Na taj način je potpuno izbjegnut dvostruki ili višestruki unos istih podataka, a sam unos podataka se odvija vrlo brzo i jednostavno. Svaki ulaz i izlaz pojedinog proizvoda ili materijala na skladištu se evidentira putem uobičajenih skladišnih dokumenata kao što su primke, otpremnice, izdatnice, povratnice i drugi dokumenti. Možete definirati i neke svoje specifične vrste dokumenata koje koristite u poslovanju. Jedan primjer obrasca za unos skladišnih dokumenata je prikazan na sljedećoj slici:
Obrazac je podijeljen na dva dijela, tj. dvije tablice. U gornju tablicu se unose osnovni podaci o svakom pojedinom skladišnom dokumentu kao što su njegov datum i vrijeme izrade, vrsta i broj dokumenta (temeljnice) te naziv poslovnog partnera, organizacijske jedinice ili zaposlenika od kojeg se proizvodi ili materijal zadužuju ili razdužuju. Podatke o pojedinim poslovnim partnerima, organizacijskim jedinicama i zaposlenicima možete definirati u tablici Partneri, pa ćete taj podatak moći odabrati s liste, a program će automatski popuniti polja Adresa, Mjesto i OIB ili PDV ID ako su definirani. U polje Isprava u gornjoj tablici možete navesti podatak o ispravi na osnovu koje se vrši zaduživanje ili razduživanje skladišta kao npr. "Račun dobavljača br. 123" ili "Zahtjevnica materijala br. 45" i slično. Pojedinu vrstu skladišnog dokumenta (polje Vrsta temeljnice) možete odabrati sa liste vrsta dokumenata koje imate definirane u tablici Vrste temeljnica. Tamo možete definirati i neke svoje specifične vrste dokumenata ukoliko ih koristite u poslovanju.
U donju tablicu unosite popis svih proizvoda ili materijala te njihove pripadajuće količine koje se zadužuju ili razdužuju. Ukoliko neki proizvod ili materijal ulazi na skladište tada je potrebno popuniti stupac Ulaz, a ako izlazi sa skladišta potrebno je popuniti stupac Izlaz. Ovdje je važno napomenuti da se proizvodi ili materijal u određenom trenutku prikazani u donjoj tablici odnose isključivo na onaj skladišni dokument koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini skladišni dokument se u gornjoj tablici odabire (označava) pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Trenutno označeni dokument u gornjoj tablici ima plavu boju pozadine. Proizvode i materijal možete u donju tablicu unositi preko njihovog naziva ili šifre (kataloškog broja), kako god vam je praktičnije u poslovanju. Podatke o pojedinim proizvodima i materijalu možete definirati u osnovnoj tablici Proizvodi, materijal, pa ćete ih u sve skladišne dokumente moći unositi jednostavnim izborom s liste, čime ćete pojednostavniti i ubrzati proces unosa podataka.
Proces unosa novog skladišnog dokumenta se odvija tako da najprije pritisnete tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice. Program će tada u gornju tablicu unijeti jedan novi skladišni dokument, a koji vi možete popuniti željenim podacima (datum, vrijeme, vrsta temeljnice, broj temeljnice, partner itd.). Zatim taj novouneseni dokument označite pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane (ako već nije označen) i u donju tablicu možete početi unositi proizvode ili materijal koristeći tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Nakon što ste u donju tablicu unijeli sve proizvode ili materijal koji ulaze ili izlaze sa skladišta možete pritisnuti tipku Pohrani da bi promjene ostale evidentirane. Isti proces ponavljate i za svaki drugi novi skladišni dokument.
Pritiskom na tipku Ispis dokumenta možete trenutno odabrani (označeni) skladišni dokument ispisati na pisač. Jedan primjer ispisa skladišnog dokumenta je prikazan na sljedećoj slici:
Prilikom ispisa skladišnog dokumenta će program na dno ispod svih podataka unijeti i podatke koje ste definirali u pomoćnoj tablici Podnožje skladišnih dokumenata. Taj podatak će sadržavati neki dodatni tekst ili komentar koji obično koristite u svojim skladišnim dokumentima, mjesto za potpis odgovorne osobe i slično.
Ukoliko želite pratiti i trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda ili materijala na skladištu tada je na početku korištenja programa potrebno definirati početno stanje skladišta, a kako bi izvještaj o trenutnom stanju skladišta prikazivao ispravne rezultate, tj. kako bi stanje proizvoda i materijala u programu odgovaralo stvarnom stanju u skladištu. U tom slučaju je dokument "Početno stanje" potrebno unijeti kao prvi dokument u programu i popuniti ga početnim količinama pojedinih proizvoda i materijala. Početne količine je potrebno unositi u stupac Ulaz. Ako vam praćenje trenutnog stanja skladišta nije bitno, već samo želite imati evidentirane ulaze i izlaze proizvoda i materijala na skladištu ili izrađivati skladišne dokumente, tada početno stanje skladišta ne morate definirati, ali se ipak preporuča da početno stanje bude uneseno kao prvi dokument u skladište radi eventualne kasnije popune.
Početno stanje skladišta možete unijeti i korištenjem tipke Import koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Taj pristup možete koristiti pri prijelazu u sljedeću godinu, iako pravljenje prijelaza za novu godinu nije obavezno. Postupak je takav, da se na kraju godine u dijelu programa Stanje skladišta napravi izvještaj o trenutnom stanju svih proizvoda i materijala na skladištu te pritisne tipka Eksport za početno stanje i odabere bilo koja datoteka u koju želite pohraniti početno stanje skladišta. Zatim je tu datoteku moguće unijeti u početno stanje skladišta sljedeće godine korištenjem tipke Import. Na primjer, ako ste skladište za 2023. godinu vodili u mapi "Skladiste2023", a za 2024. godinu želite voditi u mapi "Skladiste2024", tada na kraju 2023. godine napravite izvještaj Stanje skladišta i korištenjem tipke Export za početno stanje pohranite u bilo koju datoteku. Zatim u mapi "Skladiste2024" unesite temeljnicu početnog stanja kao prvu temeljnicu i u donju tablicu učitajte podatke iz pohranjene datoteke korištenjem tipke Import i možete nastaviti raditi dalje u novoj godini. Ukoliko skladište vodite kontinuirano, dakle bez prijelaza za novu godinu, a što je također moguće, tada vam prethodno opisani postupak prijenosa početnog stanja nije niti bitan.
Više o samoj tehnici unosa podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u poglavlju Rad s tablicama i podacima.
Na skladišnoj kartici svakog pojedinog proizvoda i materijala možete vidjeti kronologiju svih njegovih ulaza i izlaza na skladištu te pripadajuće podatke o skladišnim dokumentima i partnerima. Ovdje ne morate unositi nikakve nove podatke jer program sve skladišne kartice proizvoda i materijala izrađuje potpuno automatski na osnovu podataka već unesenih u skladišne dokumente i na osnovu podataka unesenih u račune i kalkulacije ukoliko se koristi program Maloprodaja ili program Veleprodaja. Sve skladišne kartice proizvoda i materijala je moguće napraviti i za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer skladišnih kartica je prikazan na sljedećoj slici:
Pregledavanje skladišnih kartica je vrlo intuitivno i jednostavno. Izborom nekog proizvoda ili materijala u gornjoj tablici, u donjoj tablici će se prikazati njegova skladišna kartica. Svi proizvodi i materijal su u gornjoj tablici isprva poredani (sortirani) prema nazivu, no možete ih poredati i prema šifri, tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra. Pritiskom na tipku Ispis kartice moguće je trenutno prikazanu skladišnu karticu ispisati na pisač.
Izvještaj o trenutnom stanju skladišta prikazuje ukupni ulaz, izlaz i trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda i materijala na skladištu. U izvještaju nije potrebno unositi nikakve nove podatke jer se on izrađuje na osnovu podataka već unesenih u dijelu programa Skladišni dokumenti i na osnovu podataka unesenih u račune i kalkulacije ukoliko se koristi program Maloprodaja ili program Veleprodaja. Ovaj izvještaj može biti koristan kako bi na pregledan način vidjeli koje proizvode ili materijal bi eventualno trebalo nabaviti, a kojih imate dovoljno i slično. Da bi prikazano trenutno stanje skladišta bilo ispravno, tj. odgovaralo stvarnom trenutnom stanju proizvoda i materijala na skladištu, potrebno je definirati i početno stanje skladišta na početku korištenja programa. Izvještaj o stanju skladišta je isprva sortiran prema nazivu proizvoda ili materijala, no možete ga sortirati i prema šifri tako da pritisnete zaglavlje iznad stupca Šifra. Jedan primjer izvještaja o stanju skladišta je prikazan na sljedećoj slici:
Isprva će u izvještaju biti prikazani svi ulazi i izlazi pojedinog proizvoda i materijala na skladištu i njihovo trenutno stanje na skladištu. No, ukoliko želite vidjeti kretanje nekog proizvoda ili materijala na skladištu samo za određeni vremenski period, tada definirajte početni i konačni datum u poljima Datum od i Datum do i pritisnite tipku Napravi izvještaj. Program će tada prikazati kretanje na skladištu samo u tom zadanom vremenskom periodu. Polje Stanje će u tom slučaju za svaki proizvod i materijal prikazivati samo razliku između ulaza i izlaza u zadanom vremenskom periodu, a ne trenutno stanje proizvoda ili materijala na skladištu, što je i razumljivo.
Ovaj izvještaj možete koristiti i za prijenos početnog stanja skladišta u sljedeću godinu ukoliko skladište ne vodite kontinuirano nego svaku godinu posebno. U tom slučaju kod izrade ovog izvještaja nemojte unositi nikakav datum perioda za koji se izvještaj izrađuje, pa će se u njemu prikazati trenutno stanje svakog pojedinog proizvoda i materijala na skladištu. Korištenjem tipke Eksport za početno stanje možete trenutno stanje pohraniti u bilo koju datoteku, a zatim u dijelu programa Skladišni dokumenti tu datoteku učitati kao početno stanje skladišta sljedeće godine korištenjem tipke Import. Na primjer, ako ste skladište za 2023. godinu vodili u mapi "Skladiste2023", a za 2024. godinu želite voditi u mapi "Skladiste2024", tada na kraju 2023. godine napravite ovaj izvještaj i pohranite ga u bilo koju datoteku. Zatim u programu koji vodite za 2024. godinu u evidenciji Skladišni dokumenti kao prvi dokument unesite dokument početnog stanja i korištenjem tipke Import u donju tablicu učitajte pohranjeno stanje skladišta s kraja prošle godine.
Ovaj izvještaj možete iskoristiti prilikom izrade inventure da bi popis svih proizvoda i materijala koje imate na skladištu i njihove trenutne knjigovodstvene količine lako mogli ispisati na pisač. Na izvještaj su dodani još i stupci Inv. stanje i Razlika radi lakšeg obavljanja inventurnog popisa. Ako je inventurno stanje nekog proizvoda ili materijala veće od utvrđenog knjigovodstvenog stanja onda je razlika popisni višak, a ako je inventurno stanje manje od knjigovodstvenog onda se radi o popisnom manjku. Utvrđene popisne razlike možete onda evidentirati kao zapisnik o popisnom višku ili zapisnik o popisnom manjku. Poželjno je da se popisni viškovi i popisni manjkovi evidentiraju odvojeno radi bolje preglednosti. Jedan primjer inventurne liste skladišta s prikazanim trenutnim knjigovodstvenim stanjem pojedinih proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:
Podaci u inventurnoj listi su isprva poredani (sortirani) prema nazivu proizvoda ili materijala, no možete ih sortirati i prema šifri tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra.
U ovom dijelu programa su definirane neke često korištene vrste temeljnica, tj. vrste dokumenata koje se obično koriste u skladišnom poslovanju. Namjena ove tablice je da se jednom definirane vrste dokumenata mogu onda u sve skladišne dokumente unositi jednostavnim izborom s liste, a ne da se moraju uvijek iznova ručno ukucavati. Ovaj popis vrsta temeljnica možete nadopuniti i nekim svojim specifičnim vrstama dokumenata. Jedan primjer je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici definirate podnožje koje će se pojaviti ispod svih podataka prilikom ispisa svakog skladišnog dokumenta na pisač. Svaki redak teksta koji ovdje definirate će se pojaviti kao jedan redak teksta prilikom ispisa. Moguće je koristiti i prazne retke. Ovdje ćete vjerojatno definirati neki uobičajeni tekst, komentar ili napomenu koju obično koristite na svojim skladišnim dokumentima. Jedan primjer definiranog podnožja za skladišne dokumente je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom dijelu programa je moguće evidentirati napravljene promjene cijena pojedinih proizvoda bez obzira da li se radi o povećanju ili sniženju cijene. Način unosa dokumenata i podataka u tablice je isti kao i u mnogim drugim dokumentima kao što su računi, kalkulacije ili skladišni dokumenti, pa neće biti posebno opisivan. Jedan primjer evidencije promjene cijena je prikazan na sljedećoj slici:
Za svaki pojedini proizvod je potrebno unijeti staru cijenu, novu cijenu i trenutnu raspoloživu količinu tog proizvoda. Staru cijenu će program popuniti automatski s trenutno važećom cijenom za taj proizvod koja postoji u tablici Proizvodi. Kod promjene cijena je poželjno da se ta promjena najprije ovdje evidentira, pa da se tek onda u tablici Proizvodi promijene podaci o trenutno važećim prodajnim cijenama za pojedine proizvode. Količinu proizvoda je potrebno definirati zato da bi mogla biti izračunata razlika u vrijednosti tog proizvoda do koje je došlo uslijed povećanja ili sniženja njegove cijene. Trenutnu raspoloživu količinu svakog proizvoda možete lako vidjeti u izvještaju Stanje skladišta ili u zadnjem retku analitičke kartice pojedinog proizvoda. Pritiskom na tipku Izračunaj ukupne iznose program će automatski izračunati razliku cijene i razliku vrijednosti svakog pojedinog proizvoda, ali i ukupnu razliku u vrijednosti cijelog dokumenta.
U knjizi popisa je potrebno evidentirati svako zaduživanje ili razduživanje maloprodajne prodavaonice. Zaduživanje prodavaonice se obično odvija preko ulaznih kalkulacija, a razduživanje unosom zbirnog iznosa računa na kraju dana. Potrebno je evidentirati i sve ostale promjene koje na bilo koji način mijenjaju ukupno stanje i vrijednost proizvoda u prodavaonici. Jedan primjer knjige popisa je prikazan na sljedećoj slici:
Knjigu prometa je obavezno voditi u odvojenim poslovnim jedinicama i prodajnim mjestima gdje se primitci ostvaruju u gotovu novcu ili bezgotovinskim putem. U polje Broj temeljnice se može upisivati i zbirna temeljnica računa koja se odnosi na rekapitulaciju dnevnog prometa, tj. izdanih računa na kraju jednog radnog dana, a odnosi se odvojeno na gotovinske i bezgotovinske primitke. Jedan primjer knjige prometa je prikazan na sljedećoj slici:
Prilikom ispisa knjige prometa program će zbrojiti vrijednosti u pojedinim stupcima, pa te podatke neće biti potrebno računati ručno. Također je moguće ispisati i samo jedan dio knjige prometa tako da se željeni zapisi označe mišem i pritisne tipka Ispis. Jedan primjer ispisa knjige prometa je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici definirate pojedine proizvode, materijal, rezervne dijelove i sve druge vrste artikala koje imate u ponudi ili koristite u poslovanju. Svaki proizvod ili materijal možete definirati prema njegovom nazivu ili šifri (kataloškom broju) kako god vam je praktičnije u poslovanju. Jedan primjer evidencije proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:
Za svaki definirani proizvod i materijal je potrebno popuniti barem polje Naziv ili polje Šifra. Ostala polja možete popuniti, ali nije obavezno. U polje PDV (%) unosite trenutnu propisanu stopu PDV-a. Ukoliko se stopa PDV-a promijeni novu stopu jednostavno unesite ovdje i možete nastaviti raditi dalje. U polje Cijena unosite cijenu određenog proizvoda. Cijenu možete definirati s uključenim PDV-om ili bez njega. Ukoliko cijene želite voditi s uključenim PDV-om kao što se obično radi u maloprodaji onda u tablici Postavke cijena postavku postavite na "s PDV-om". Ukoliko cijene proizvoda želite voditi bez uključenog PDV-a u stilu veleprodaje onda u Postavke cijena odaberite postavku "bez PDV-a". Podatke o pojedinim proizvodima koje ovdje definirate će program automatski povlačiti u ostale dijelove programa. Tablicu u svakom trenutku možete nadopuniti novim proizvodima. U nekim programima, kao Skladište, Skladište 2, Proizvodnja ili Proizvodnja 2 se stopa PDV-a i cijena ne koriste, pa ako koristite samo te programe onda te podatke ne morate definirati.
U stupcu Slika je za svaki proizvod ili materijal moguće definirati i njegovu sliku. Slika se unosi tako da se u stupcu Slika mišem klikne (jednostruki ili dvostruki klik) na polje u onom retku u kojem se nalazi proizvod ili materijal čiju sliku želite unijeti, a zatim se u dijalogu koji se pojavi odabere željena slika koju imate bilo gdje na računalu i pritisne Open. Program će odabranu sliku proizvoda ili materijala prenijeti u tablicu. Nakon unosa slike u tablicu samo pritisnite tipku Enter da bi se polje u koje je slika unesena zatvorilo, a naziv slike ostao upisan u tablici. Pojedinu sliku možete obrisati tako da mišem kliknete na polje čiju sliku želite obrisati, a zatim u dijalogu koji se pojavi ne odaberete nikakvu sliku nego pritisnete Cancel. Zatim u otvorenom polju u tablici jednostavno obrišete naziv slike i pritisnete Enter.
Unesene slike je moguće pregledavati tako da u stupcu Slika jednostavno mišem dođete iznad naziva slike koju želite pogledati. Program će prikazati sliku iznad koje se trenutno nalazi pokazivač miša. Jednostavnim pomicanjem miša na neku drugu sliku program će prikazati tu drugu sliku i tako dalje. Jedan primjer prikaza slike proizvoda je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici možete definirati sve usluge i radove koje imate u ponudi potencijalnim kupcima i njihove pripadajuće cijene. Sve već rečeno u vezi načina definiranja pojedinih podataka i cijena za evidenciju proizvoda i materijala vrijedi i ovdje prilikom definiranja usluga i radova i njihovih cijena. Jedan primjer evidencije usluga i radova je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici možete definirati pojedine uobičajene načine plaćanja (gotovina, transakcijski račun, kartice itd.), pa ćete onda taj podatak u ostale dijelove programa moći unositi jednostavnim izborom s liste. Za korištenje modula za fiskalizaciju je ovdje potrebno definirati i pojedine propisane oznake načina plaćanja kako se koriste u procesu fiskalizacije, odnosno za način plaćanja gotovinom (novčanicama i kovanicama) je u polje Oznaka potrebno staviti "G", za način plaćanja nekom od kreditnih kartica je potrebno staviti oznaku "K", a za način plaćanja na žiro-račun, tj. transakcijski račun je potrebno staviti oznaku "T". Za svaki definirani način plaćanja je obavezno popuniti polja Naziv i Oznaka. Jedan primjer definiranih načina plaćanja je prikazan na sljedećoj slici:
U ovoj tablici je potrebno definirati osnovne podatke o pojedinim prodavačima, tj. operaterima na naplatnom uređaju. Za svakog prodavača je obavezno definirati barem njegovo prezime i ime i OIB. Umjesto prezimena i imena prodavača se može definirati bilo koja druga njegova oznaka ili šifra. OIB svakog prodavača se mora definirati jer se on koristi kod fiskalizacije računa ukoliko se koristi modul za fiskalizaciju. Jedan primjer podataka o prodavačima je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje možete napraviti izbor da li cijene proizvoda i usluga želite vodite s uključenim PDV-om ili bez njega. S liste je moguće odabrati vrijednost "s PDV-om" ili "bez PDV-a". Na primjer, ako želite izdavati maloprodajne račune tada cijene možete definirati i prikazivati s uključenim PDV-om, dok u slučaju izrade veleprodajnih računa cijene možete definirati i bez uključenog PDV-a. Moguće je odabrati onaj način vođenja cijena koji vam više odgovara. Ovisno o postavki koju ovdje izaberete program će tako interpretirati i cijene definirane u tablici proizvoda i tablici usluga i s tim u skladu obavljati sve izračune u računima, predračunima i ponudama. Ukoliko ovdje promijenite postavku načina vođenja cijena pritisnite tipku Enter da bi podatak ostao upisan u tablici, a zatim pritisnite tipku Pohrani da bi se nova postavka pohranila i koristila. Jedan primjer postavke načina vođenja cijena je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj izvještaj zbraja ukupnu vrijednost, PDV i iznos svih ispostavljenih računa u zadanom vremenskom periodu. U izvještaj nije potrebno unositi nikakve nove podatke, već se on izrađuje automatski na osnovu podataka već unesenih u Račune. Nakon samog pokretanja izvještaja pojavljuje se zbirni podatak za sve ispostavljene račune, no izvještaj možete napraviti i za bilo koji željeni vremenski period, a koji može biti i samo jedan dan. Da bi izvještaj napravili za neko željeno razdoblje potrebno je da u polja Datum od i Datum do unesete početni i konačni datum razdoblja i pritisnete tipku Napravi izvještaj. Program će tada napraviti izvještaj samo za taj vremenski period. U izradu izvještaja će biti uključeni i početni i konačni datum koje ste definirali. Ako izvještaj želite napraviti samo za jedan dan tada isti datum unesite i u polje Datum od i u polje Datum do. Jedan primjer izvještaja o ukupnom iznosu svih računa u nekom vremenskom periodu je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Računi ukupno s tom razlikom što je ovdje prikazan ukupni iznos samo prodanih proizvoda u zadanom vremenskom razdoblju. Izvještaj je koristan ukoliko želite odvojeno promatrati promet proizvoda i promet usluga u zadanom vremenskom periodu. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Proizvodi ukupno s tom razlikom što se ovaj izrađuje za sve obavljene usluge u zadanom vremenskom periodu.
U ovom izvještaju program analizira sve podatke o prodanim proizvodima te zbraja pojedine vrijednosti, PDV i iznose za svakog od njih pojedinačno i to onda prikazuje u izvještaju. Jedan primjer izvještaja o ukupnim ostvarenim iznosima po pojedinim proizvodima je prikazan na sljedećoj slici:
Isprva su podaci poredani (sortirani) prema nazivu proizvoda, no možete ih sortirati i prema šifri tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra proizvoda. Na sličan način možete prikazane podatke sortirati i prema bilo kojem drugom stupcu, na primjer, prema iznosu tako što ćete mišem pritisnuti zaglavlje iznad stupca Iznos, pa ćete izvještaj dobiti poredan od najmanjeg do najvećeg iznosa ostvarenog po pojedinom proizvodu.
Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Računi po proizvodima s tim što su ovdje prikazani ukupni ostvareni iznosi pojedinih prodanih usluga u zadanom vremenskom periodu.
U ovom izvještaju možete dobiti ukupni pregled ispostavljenih računa po pojedinim stopama PDV-a. Ovaj izvještaj može biti koristan ukoliko želite vidjeti koliki ukupni promet proizvoda i usluga ste imali u nekom vremenskom periodu i taj promet imati razvrstan po pojedinim stopama PDV-a. Sukladno tome eventualno možete vidjeti i koliku obvezu za PDV imate u zadanom razdoblju. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom izvještaju se prikazuju zbirni podaci o ispostavljenim računima za svakog pojedinog partnera u željenom vremenskom periodu. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Kriterij za izradu ovog izvještaja je način plaćanja računa i po tom kriteriju se računaju zbirni iznosi u zadanom vremenskom periodu. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj izvještaj prikazuje ukupne iznose prodaje ostvarene po pojedinom prodavaču.
U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled ukupne prodaje pojedinih proizvoda po pojedinom poslovnom partneru. Na taj način možete imati precizniji uvid u to koji proizvodi su traženi od strane nekog poslovnog partnera. Izvještaj može biti napravljen za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Proizvodi po partnerima s tom razlikom što ovaj prikazuje zbirni pregled svih obavljenih usluga po pojedinom poslovnom partneru.
Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.
U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.
Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.
Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.
U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.
Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.
Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.
Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.
Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.
Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.
S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.
Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.
U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2023. je potrebno unijeti kao 2023-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.
U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).
U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo.png" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.
Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo.png" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.
© NAI programski centar