Loko vožnja je program za jednostavno i pregledno evidentiranje loko vožnji. Evidenciju je moguće voditi za sva službena vozila u vlasništvu poslovnog subjekta kao i za privatna vozila djelatnika koja se koriste u službene svrhe. Korištenje službenih i privatnih vozila se u programu vodi odvojeno da bi rad s njim bio što pregledniji, a broj službenih i privatnih vozila koja mogu biti unesena u program nije ograničen. Često korištene podatke kao što su prezimena i imena djelatnika te odredišta i svrhe loko vožnji je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u evidencije unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste čime se unos podataka bitno pojednostavnjuje i ubrzava.
U programu je za bilo koji željeni vremenski period moguće jednostavno napraviti pregled i rekapitulaciju odvoženih loko vožnji i detaljnije analizirati koje vožnje su bile odvezene pojedinim vozilima ili pojedinim djelatnicima. Mnoge podatke o loko vožnjama kao što su broj prijeđenih kilometara i iznos naknade djelatnicima za korištenje njihovih privatnih vozila u službene svrhe program računa potpuno automatski. Svi uneseni podaci ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i lako poslati suradnicima i djelatnicima. Podatke je moguće prenijeti i u neki Word ili Excel dokument.
Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:
To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.
U ovom dijelu programa se vodi evidencija službenih vozila i svih loko vožnji odvoženih službenim vozilima poslovnog subjekta. Cjelokupni proces unosa podataka se odvija na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
Obrazac je podijeljen na dva dijela, tj. tablice. U gornjoj tablici se nalazi popis svih službenih vozila koja se mogu koristiti za obavljanje loko vožnji, a u donju tablicu se unose loko vožnje obavljene određenim službenim vozilom. Ovdje je važno napomenuti, da se loko vožnje u određenom trenutku prikazane u donjoj tablici odnose isključivo na ono službeno vozilo koje je u tom trenutku odabrano (označeno) u gornjoj tablici. Pojedino službeno vozilo se u gornjoj tablici odabire (označava) jednostavnim pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Trenutno odabrano vozilo u gornjoj tablici ima plavu boju pozadine.
Unos novog službenog vozila u gornju tablicu se odvija pritiskom miša na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice i onda se popune podaci za to vozilo kao što su njegov registracijski broj (polje Reg. broj) i marka (polje Marka) i pritisne tipka Pohrani da bi novouneseno vozilo ostalo evidentirano. Nakon unosa novog vozila će u donju tablicu biti moguće unositi i sve loko vožnje odvožene tim službenim vozilom.
U donju tablicu jednostavno unosite loko vožnje odvožene nekim službenim vozilom. Loko vožnje u određenom trenutku prikazane u donjoj tablici odnose se isključivo na ono vozilo koje je u tom trenutku odabrano (označeno) u gornjoj tablici. Ako za neko službeno vozilo želite unijeti novu loko vožnju tada to vozilo odaberite (označite) u gornjoj tablici, a u donju tablicu unesite novu loko vožnju. Svaka nova loko vožnja se u donju tablicu unosi pritiskom miša na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice.
Za svaku unesenu loko vožnju je potrebno definirati podatke kao što su datum obavljene vožnje, prezime i ime djelatnika koji je obavio vožnju, početno i konačno stanje brojača kilometar sata te odredište i svrhu loko vožnje. Podatak o broju prijeđenih kilometara će program izračunati i unijeti automatski nakon unosa ili promjene početne ili konačne vrijednosti brojača kilometar sata. Pojedine djelatnike te uobičajena odredišta i svrhe loko vožnji možete unaprijed definirati u njihovim tablicama, pa ćete te podatke moći jednostavno odabirati sa liste i nećete ih morati unositi ručno. Na taj način ćete ujedno i bitno ubrzati unos potrebnih podataka o loko vožnjama. Nakon unosa loko vožnje ili više loko vožnji odjednom, potrebno je pritisnuti tipku Pohrani da bi promjene ostale zapamćene. Datum svake loko vožnje se mora unijeti da bi one bile uključene u izradu izvještaja o odvoženim loko vožnjama. Ukoliko se datum neke loko vožnje ne unese onda ona neće biti uključena u izradu izvještaja.
Kod unosa loko vožnji za pojedino službeno vozilo će najčešće biti slučaj da je konačno stanje brojača kilometar sata prethodne vožnje ujedno i početno stanje brojača sljedeće vožnje, tj. da će podaci s brojača kilometar sata pojedinog službenog vozila najčešće biti u neprekinutom nizu.
Sve loko vožnje odvožene pojedinim službenim vozilom možete ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis vožnji. Ako za neko službeno vozilo ne želite ispisati sve odvožene loko vožnje, već samo neke, tada željene vožnje označite u donjoj tablici i pritisnite tipku Ispis vožnji. Program će tada za pojedino vozilo ispisati samo one loko vožnje koje ste označili u donjoj tablici. No, za ispis odvoženih loko vožnji pojedinim službenim vozilima ćete vjerojatno češće koristiti ispis iz izvještaja o odvoženim loko vožnjama zato jer tamo možete definirati bilo koji željeni vremenski period za koji želite napraviti pojedini izvještaj i onda jednostavno ispisati samo podatke koji ulaze u definirani vremenski period, bez obzira da li je taj period mjesec, tjedan ili neki drugi period. Jedan primjer ispisa loko vožnji za određeno službeno vozilo je prikazan na sljedećoj slici:
Više o samoj tehnici unosa podataka u tablice, njihovoj izmjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u dijelu Rad s tablicama i podacima.
U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled svih odvoženih vožnji pojedinim službenim vozilima u bilo kojem definiranom vremenskom periodu. Nakon inicijalnog pokretanja pojedinog izvještaja on će biti napravljen na osnovu podataka o svim do tada unesenim loko vožnjama službenim vozilima. No, izvještaj je moguće napraviti i za bilo koji željeni vremenski period tako što je u poljima Datum od i Datum do potrebno definirati željeni vremenski period i pritisnuti tipku Napravi izvještaj. Program će u tom slučaju prilikom izrade izvještaja uključiti samo one loko vožnje koje ulaze u zadani period. Ako za neku loko vožnju nije definiran datum onda ona neće biti uključena u izradu izvještaja. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Rad s izvještajem je prilično intuitivan i jednostavan. U gornjoj tablici se nalazi popis svih službenih vozila koja su u zadanom vremenskom periodu barem jednom bili korišteni za loko vožnje. Odabirom nekog vozila u gornjoj tablici u donjoj tablici će se pojaviti pregled svih loko vožnji odvoženih tim vozilom u zadanom vremenskom periodu. Izvještaj za svako pojedino vozilo je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis izvještaja. Jedan primjer ispisa izvještaja loko vožnji odvoženih jednim službenim vozilom je prikazan na sljedećoj slici:
Na dnu izvještaja će biti ispisano podnožje koje ste definirali u podnožju za ispis izvještaja. Tu obično možete osigurati mjesta za potpise djelatnika i odgovorne osobe ili slično.
Ukoliko pregled odvoženih loko vožnji službenim vozilima u određenom vremenskom periodu želite dobiti grupiran po pojedinim djelatnicima tada možete koristiti ovaj izvještaj. U gornjoj tablici će biti navedeni svi djelatnici koji su odvezli barem jednu loko vožnju u zadanom periodu. Izborom nekog djelatnika u gornjoj tablici u donjoj tablici će biti prikazana kronologija njegovih loko vožnji, tj. kada je pojedina loko vožnja službenim vozilom odvezena, kojim vozilom i ostali podaci. I ovaj izvještaj je također moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis izvještaja. Jedan primjer ispisa ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje možete definirati bilo koji željeni tekst podnožja (komentara, dodatnog teksta) koji će se pojaviti ispod svih podataka prilikom ispisa na pisač izvještaja o loko vožnjama odvoženim službenim vozilima. Svaki redak teksta koji ovdje definirate će biti prikazan kao jedan redak teksta prilikom ispisa. Moguće je koristiti i prazne retke. Kao tekst možete definirati neki standardni tekst za koji želite da se pojavi na dnu svakog izvještaja, definirati mjesta za potpis djelatnika, odgovorne osobe i slično. Jedan primjer podnožja za ispis izvještaja o loko vožnjama odvoženim službenim vozilima je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom dijelu programa se vodi popis svih privatnih vozila zaposlenika koji se koriste u svrhu obavljanja loko vožnji te vožnje tim vozilima. Izgled obrasca za unos loko vožnji odvoženih privatnim vozilima i način evidentiranja pojedinih vožnji su praktično identični već opisanom u slučaju službenih vozila, pa to neće biti ponovo opisivano. Jedina razlika je u tome što je među podatke o privatnom vozilu dodano i prezime i ime vlasnika vozila, a među podatke o pojedinim loko vožnjama su dodani potrebni stupci za obračun naknade za korištenje privatnog vozila u službene svrhe. Evidencija loko vožnji privatnim vozilima se vodi na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:
Na slici je vidljivo da su na kraj donje tablice u koju se unose loko vožnje dodani stupci za obračun naknade za korištenje privatnog vozila u službene svrhe. Pri tome se kod obračuna koristi i propisana naknada po kilometru koja treba biti definirana u tablici postavki loko vožnji i trenutno je ta naknada 0.27 eura po kilometru. Tamo definirana naknada po kilometru se u svaku pojedinu loko vožnju unosi automatski prilikom unosa nove loko vožnje u donju tablicu. Također, program automatski pravi novi obračun neke loko vožnje ukoliko u toj loko vožnji promijenite početno ili konačno stanje brojača kilometar sata (polja Brojač poč. i Brojač kraj) ili ako u polju Ostali troškovi unesete ili promijenite podatak. U to polje se unose posebni troškovi loko vožnje kao što su parkiranje, cestarna i slično.
Za razliku od evidentiranja loko vožnji službenim vozilima ovdje podaci s brojača kilometar sata najčešće neće biti u nizu, tj. konačno stanje brojača na kraju prethodne vožnje može, ali i ne mora, biti početno stanje brojača sljedeće loko vožnje, zato jer će vlasnik privatnog vozila to vozilo, osim u službene svrhe, zasigurno koristiti i za svoje privatne potrebe, pa onda ni podaci s brojača kilometar sata neće u ovoj evidenciji biti u nizu, tj. bit će s diskontinuitetima.
U ovom izvještaju je za zadani vremenski period moguće dobiti pregled svih loko vožnji odvoženih privatnim vozilima pojedinih djelatnika. Jedan primjer ispisa ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:
U ovom izvještaju je za zadani vremenski period moguće dobiti pregled svih loko vožnji privatnim vozilima i to odvoženih pojedinim djelatnikom.
Slično kao i u slučaju izvještaja o loko vožnjama službenim vozilima je i ovdje moguće definirati podnožje koje će se pojaviti ispod svih podataka prilikom ispisa izvještaja o loko vožnjama privatnim vozilima na pisač.
U ovoj tablici definirate osnovne podatke o pojedinim djelatnicima. Ovdje uneseni podaci se onda koriste za brže i jednostavnije popunjavanje podataka u drugim dijelovima programa. Ovdje uneseni djelatnici će se pojaviti u listi sa koje je djelatnika moguće odabrati jednostavnim klikom miša bez potrebe za ručnim unosom podataka. Obavezno je definirati barem prezime i ime pojedinog djelatnika, a ostali podaci su opcionalni. Jedan primjer evidencije djelatnika je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje možete definirati pojedina često korištena odredišta loko vožnji službenim i privatnim vozilima, pa ćete onda taj podatak u loko vožnje (u stupac Odredište) moći unositi jednostavnim izborom s liste i nećete ga morati ukucavati ručno. Kao jedno od odredišta možete definirati i neki uopćeni naziv kao "Razni korisnici" ili "Razni poslovni partneri" i onda i taj naziv po potrebi koristiti ako imate više kraćih pojedinačnih vožnji ili više vožnji u kratkom vremenskom periodu. Jedan primjer tablice odredišta loko vožnji je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje možete definirati neke često korištene svrhe obavljanja loko vožnji, pa ćete i njih ih u pojedine loko vožnje službenim i privatnim vozilima moći unositi jednostavnim izborom sa liste. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:
Ovdje možete definirati iznos propisane naknade po prijeđenom kilometru za korištenje privatnog vozila u službene svrhe. Taj podatak će program onda povlačiti automatski i koristiti prilikom izračuna iznosa naknade za svaku odvoženu loko vožnju privatnim vozilom djelatnika. Ukoliko se u međuvremenu propisani iznos naknade po kilometru promijeni tada ga i vi ovdje promijenite i nastavite raditi dalje.
Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.
U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.
Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.
Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.
U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.
Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.
Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.
Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.
Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.
Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.
S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.
Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.
U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2023. je potrebno unijeti kao 2023-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.
U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).
U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo.png" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.
Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo.png" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.
© NAI programski centar