PROGRAMSKI CENTAR - Financijsko - program za financijsko knjigovodstvo

1. UVOD

2. POČETAK RADA S PROGRAMOM

3. FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO

3.1. Knjiženja

3.2. Dnevnik

3.3. Glavna knjiga

3.4. Kontni plan

3.5. Vrste temeljnica

4. IZVJEŠTAJI

4.1. Bruto bilanca

4.2. Rekapitulacija po kontima

5. VIŠESTRUKA INSTALACIJA PROGRAMA

6. RAD S TABLICAMA I PODACIMA

Financijsko je program za vođenje financijskog knjigovodstva poduzetnika. Mogu ga koristiti svi poslovni subjekti koji imaju obavezu vođenja dvojnog knjigovodstva bez obzira na to kojom djelatnosti se bave. Osnovne karakteristike programa su preglednost i jednostavnost korištenja jer je svaku temeljnicu koja se unosi u financijsko knjigovodstvo dovoljno proknjižiti samo jednom, a program onda dnevnik i glavnu knjigu formira potpuno automatski. Na taj način je dvostruki ili višestruki unos istih podataka potpuno izbjegnut. Prilikom svakog knjiženja u financijsko knjigovodstvo program automatski vodi računa o ravnoteži dugovne i potražne strane tako da je mogućnost formalnih pogrešaka knjiženja potpuno eliminirana. Ni u jednom trenutku rada s programom nije potrebno obavljati usklađivanje dnevnika i glavne knjige jer su podaci u njima u svakom trenutku usklađeni i koherentni.

U program je uključen i RRIF-ov kontni plan za poduzetnike, a koji svaki poduzetnik može u potpunosti prilagoditi svojim potrebama i načinu poslovanja. U programu je u svakom trenutku moguće napraviti bruto bilancu za cijelu poslovnu godinu ili za bilo koje željeno vremensko razdoblje. Također je moguće napraviti i rekapitulaciju cijelog knjigovodstva po pojedinim razredima, grupama kontiju, troznamenkastim kontima itd. i koristeći te podatke lako napraviti bilo koji željeni financijski izvještaj, pokazatelj ili statistiku. Svi podaci uneseni u program ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač, uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte ili jednostavno izvesti u običnu tekstualnu datoteku koja onda može biti uključena u neki Word ili Excel dokument.

To je glavni dijalog za rad s programom. U zaglavlju možete definirati svoje vlastite podatke i uključiti opciju Logo, a onda to pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko želite koristiti svoj vlastiti logo onda uključite opciju Logo. Ukoliko je opcija Logo uključena program će kod pokretanja učitati datoteku "logo128.bmp" koja se mora nalaziti u istoj mapi (direktoriju) kao i program. Znači, postojeću datoteku "logo128.bmp" trebate zamijeniti svojom vlastitom i onda će se vaš logo pojavljivati kod svakog pokretanja programa. Ukoliko imate uključenu opciju Logo, tada će se logo pojavljivati i u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.

Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. U dijelu Financijsko knjigovodstvo unosite knjiženja temeljnica u financijsko knjigovodstvo i možete pregledavati dnevnik i glavnu knjigu koji se na osnovu unesenih knjiženja formiraju automatski. Tu se također nalazi i kontni plan koji u svakom trenutku možete promijeniti i prilagoditi karakteristikama svog poslovanja te popis pojedinih vrsta temeljnica. U dijelu Izvještaji se na jednostavan način može napraviti bruto bilanca za bilo koji željeni vremenski period te dobiti rekapitulacija financijskog knjigovodstva po razredima, grupama kontiju itd. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Pritiskom na tipku Kraj se završava rad s programom.

U nastavku će nešto više riječi biti o pojedinim dijelovima programa i načinu njihovog korištenja. Svi podaci prikazani u ovoj dokumentaciji su samo demonstrativnog karaktera.

U ovom dijelu programa se odvijaju sva knjiženja u financijsko knjigovodstvo i radi se s dnevnikom i glavnom knjigom. Uz program dolazi i RRIF-ov kontni plan za poduzetnike koji odmah može biti korišten prilikom knjiženja, ali ga i svaki poduzetnik može prilagoditi svom vlastitiom načinu poslovanja. Knjižiti se mogu sve pojedine vrste temeljnica kao što su ulazni računi, izlazni računi, izvatci sa žiro računa itd, ali i posebno napravljeni nalozi za knjiženje koji mogu sadržavati i zbirne podatke iz ostalih (analitičkih) dijelova knjigovodstva poduzetnika. Ovdje se također unosi i početno stanje financijskog knjigovodstva koje je najbolje unijeti kao prvu temeljnicu. Svako knjiženje dokumenta u financijsko knjigovodstvo se obavlja samo jedanput, a program sve druge evidencije formira automatski, čime se proces knjiženja bitno ubrzava.

Za ovaj dio programa se može reći da je centralni jer se u njemu odvijaju sva knjiženja u financijsko knjigovodstvo. Evidencija u koju se unose knjiženja je napravljena tako da bi proces knjiženja bio što pregledniji, jednostavniji i razumljiv čak i početnicima u vođenju dvojnog knjigovodstva. Jedan primjer evidencije u koju se unose sva knjiženja financijskog knjigovodstva je prikazan na sljedećoj slici:

Evidencija knjiženja je podijeljena na dva dijela (tablice). U gornjoj tablici se nalaze osnovni podaci svake pojedine temeljnice koja se knjiži, a u donjoj tablici se nalaze stavke i protustavke svakog pojedinog knjiženja. Ovdje je važno napomenuti da se podaci u donjoj tablici odnose samo na onu temeljnicu koja je u tom trenutku odabrana (označena) u gornjoj tablici. Pojedina temeljnica se označava pritiskom miša na zaglavlje sa njezine lijeve strane, a označena temeljnica poprima plavu boju pozadine. U primjeru sa gornje slike, trenutno prikazani podaci u donjoj tablici se odnose samo na temeljnicu pod rednim brojem 14 u kojoj je u financijsko knjigovodstvo proknjižen izlazni račun broj 153.

Svako novo knjiženje temeljnice se odvija tako, da se najprije u gornju tablicu unese jedan novi zapis pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi sa lijeve strane gornje tablice. U novounesenom zapisu se obavezno moraju popuniti polja Datum, Vrsta tem. i Broj tem., a u polje Opis se može unijeti neki proizvoljni opis tog knjiženja. Polja Duguje, Potražuje i Saldo u gornjoj tablici nije potrebno popunjavati jer će ta polja program popuniti automatski. U polje Datum unosite datum knjiženja, u polju Vrsta tem. se sa liste izabire vrsta temeljnice koja se knjiži, a koja može biti početno stanje, izlazni račun, ulazni račun, izvadak sa žiro-računa i slično, a može biti i neka posebno napravljena temeljnica u obliku naloga za knjiženje, a koja može sadržavati neke zbirne podatke i veći broj stavki i protustavki. Pojedine vrste temeljnica je moguće definirati u tablici Vrste temeljnica da bi se ubrzao unos podataka. U polje Broj tem. se unosi broj temeljnice koja se knjiži. Kad ste popunili navedena polja u gornjoj tablici, možete pritisnuti tipku Pohrani da bi promjene koje ste unijeli ostale zapamćene, a novounesena temeljnica ostala evidentirana,

Sada lijevom tipkom miša označite novounesenu temeljnicu u gornjoj tablici pritiskom na zaglavlje sa njezine lijeve strane (ako već nije označena) i možete početi unos pojedinih stavki i protustavki tog knjiženja u donju tablicu. U donju tablicu može biti unesen neograničeni broj stavki i protustavki, zavisno od toga šta zahtijeva knjiženje neke konkretne temeljnice. Nove stavke i protustavke se u donju tablicu unose pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi sa lijeve strane donje tablice. Kod unosa neke stavke ili protustavke je u polje Konto potrebno unijeti broj konta na koji se knjiži, a program će automatski popuniti polje Naziv konta sa nazivom tog konta kako ga imate definirano u kontnom planu. U polja Duguje i Potražuje upisujete iznose pojedinih stavki i protustavki.

Kod svakog knjiženja u financijsko knjigovodstvo zbroj stupca Duguje mora biti jednak zbroju stupca Potražuje. Da bi se izbleglo ručno zbrajanje i provjeravanje, pogotovo ako je za neko knjiženje unesen veći broj stavki i protustavki te da bi mogućnost formalnih pogrešaka unosa podataka bila potpuno eliminirana, program pruža mogućnost jednostavne provjere napravljenog knjiženja. Nakon što ste unijeli sve stavke i protustavke nekog knjiženja jednostavno pritisnite tipku Izračunaj saldo. Program će tada automatski zbrojiti sve podatke u stupcu Duguje u donjoj tablici i taj podatak unijeti u polje Duguje u gornjoj tablici. Isto će napraviti i sa poljem Potražuje. Nakon toga će izračunati polje Saldo u gornjoj tablici. Ako je knjiženje pravilno provedeno njegov saldo mora biti "0.00", što znači da su dugovna i potražna strana tog knjiženja u ravnoteži. Sukladno ovome će i podaci u dnevniku i na kontima glavne knjige također biti usklađeni i koherentni, pa neće postojati potreba za bilo kakvom kontrolom formalne ispravnosti unesenih podataka, za usklađivanjem dnevnika i glavne knjige i slično. Na kraju cijelog postupka knjiženja pritisnite tipku Pohrani da bi cijelo napravljeno knjiženje ostalo evidentirano.

Pritiskom na tipku Ispis temeljnice možete trenutno odabranu (označenu) temeljnicu ispisati na pisač. Jedan primjer ispisa proknjižene temeljnice je prikazan na sljedećoj slici:

Na samom početku rada s programom je potrebno unijeti početno stanje financijskog knjigovodstva koje predstavlja početni saldo svakog pojedinog konta na koji je bilo knjiženja. Podaci o trenutnom saldu svakog pojedinog konta se najlakše mogu dobiti iz bruto bilance. Više o izradi bruto bilance u ovom programu će više riječi biti kasnije. Ukoliko ste program počeli koristiti negdje u sredini poslovne godine, a do tada ste koristili neki drugi program ili knjigovodstvo vodili ručno, tada jednostavno napravite bruto bilancu ili na neki drugi način saldirajte konta na koja je bilo knjiženja, zatim te podatke o početnim saldima pojedinih kontiju unesite u ovaj program kao početno stanje i dalje možete raditi s ovim programom.

Početno stanje financijskog knjigovodstva je najbolje unijeti kao početnu (prvu) temeljnicu pod nazivom temeljnice "Početno stanje", a zatim u donju tablicu unijeti sva početna salda pojedinih konta, a koja mogu biti dugovna ili potražna. Dakle, i temeljnicu "Početno stanje" unosite kao i svaku drugu temeljnicu. I na kraju unosa temeljnice početnog stanja možete također pritisnuti tipku Izračunaj saldo. I saldo temeljnice početnog stanja kao i svake druge proknjižene temeljnice mora također biti "0.00", tj. dugovna i potražna strana moraju biti u ravnoteži. Primjer unosa prve temeljnice sa početnim stanjem financijskog knjigovodstva je prikazan na sljedećoj slici:

Početno stanje financijskog knjigovodstva možete unijeti i iz bruto bilance korištenjem tipke Import koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Taj pristup možete koristiti kod prijelaza iz jedne godine u drugu. Na primjer, ako ste financijsko knjigovodstvo za 2012. godinu vodili u mapi "Financijsko2012", a za 2013. u mapi "Financijsko2013", tada na kraju 2012. napravite bruto bilancu za 2012. godinu i podatke iz te bruto bilance izvezite u bilo koju datoteku korištenjem tipke Eksport za početno stanje koja se nalazi u bruto bilanci. Zatim u financijskom knjigovodstvu za 2013. godinu kao prvu temeljnicu unesite temeljnicu početnog stanja te korištenjem tipke Import učitajte podatke iz one datoteke u koju ste pohranili bruto bilancu za 2012. godinu. Na taj način možete izbjeći ručni unos početnog stanja odnosno prijepis podataka iz bruto bilance prethodne godine. Na kraju samo još pritisnite tipku Izračunaj saldo da bi program izračunao saldo cijele temeljnice, to pohranite i već možete nastaviti raditi dalje u novoj godini. Više riječi o bruto bilanci će biti nešto kasnije.

Više o samoj tehnici unosa podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u poglavlju "Rad s tablicama i podacima".

Na osnovu svih napravljenih knjiženja u financijsko knjigovodstvo, a koja ste unijeli u prethodno opisanu evidenciju Knjiženja, program automatski izrađuje dnevnik glavne knjige. Tako je postignuto da se podaci unose brže, pregledniji su, a dvostruki unos podataka je potpuno izbjegnut. Istovremeno, ako su sva knjiženja ispravno provedena, tada će i podaci u dnevniku glavne knjige također biti ispravni. S obzirom na to da se dnevnik glavne knjige izrađuje automatski u njega nije potrebno unositi nikakve nove podatke. Dnevnik glavne knjige koji je automatski napravljen za sva provedena knjiženja opisana u prethodnom poglavlju je prikazan na sljedećoj slici:

Ako cijeli dnevnik želite ispisati na pisač tada pritisnite tipku Ispis. Ukoliko želite ispisati samo neke podatke (stavke) dnevnika, na primjer samo podatke za 7. mjesec, tada željene stavke označite mišem (označeni zapisi poprimaju plavu boju pozadine) i pritisnite tipku Ispis. Program će tada ispisati samo one stavke dnevnika koje ste označili. Jedan primjer ispisa dnevnika glavne knjige je prikazan na sljedećoj slici:

Na osnovu svih napravljenih knjiženja u financijsko knjigovodstvo program automatski izrađuje i glavnu knjigu financijskog knjigovodstva i sva pripadajuća konta. Program izrađuje samo ona konta glavne knjige na kojima postoji barem jedno knjiženje. Niti u glavnu knjigu nije potrebno unositi nikakve nove podatke jer program sva konta glavne knjige i njihova pripadajuća knjiženja formira potpuno automatski. Primjer glavne knjige za prethodno opisana knjiženja je prikazan na sljedećoj slici:

Glavna knjiga se sastoji iz dva dijela odnosno tablice. U gornjoj tablici se nalazi popis svih onih konta glavne knjige na koja je napravljeno barem jedno knjiženje, a u donjoj tablici se nalaze sva knjiženja na onaj konto koji je u tom trenutku odabran u gornjoj tablici. Pregledavanje pojedinih konta glavne knjige je vrlo jednostavno i intuitivno. Pritiskom miša na zaglavlje nekog konta u gornjoj tablici, u donjoj tablici će se pojaviti sva knjiženja provedena na taj konto. U primjeru na gornjoj slici je odabran (označen) konto "1000 - Žiro račun u banci", a u donjoj tablici su prikazana sva knjiženja na taj konto.

Svaki pojedini konto glavne knjige i sva pripadajuća knjiženja na taj konto je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis konta glavne knjige. Ukoliko želite ispisati samo neka knjiženja, tada u donjoj tablici označite ta knjiženja i pritisnite tipku Ispis konta glavne knjige. Program će tada ispisati samo označena knjiženja. Primjer ispisa svih knjiženja na konto "1000 - Žiro račun u banci" je prikazan na sljedećoj slici:

Ova evidencija sadrži kontni plan prema kojem se odvijaju sva knjiženja u financijsko knjigovodstvo. Uz program se isporučuje RRIF-ov kontni plan za poduzetnike, a koji svaki poduzetnik može naknadno promijeniti i uskladiti sa prirodom svog poslovanja. U kontni plan se mogu unositi novi konti, brisati već postojeći ili jednostavno mijenjati nazive pojedinih konta. Pri tome treba imati u vidu da brojevi pojedinih konta moraju biti jedinstveni, dakle ne smiju se ponavljati. Primjer RRIF-ovog kontnog plana je prikazan na sljedećoj slici:

Polje Konto sadrži broj konta, a polje Naziv konta sadrži njegov naziv. Novi konto možete unijeti na bilo koje mjesto u kontnom planu tako što ćete mišem označiti onaj konto ISPRED kojeg želite unijeti novi konto, a onda pritsnuti tipku Umetni konto. Program će tada na to mjesto unijeti novi zapis, a vi u njega onda možete unijeti željeni broj i naziv konta. Pojedini konto možete obrisati iz kontnog plana tako što ćete taj konto označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Briši konto. Program će tada obrisati označeni konto. Novi konto možete unijeti i na sami kraj kontnog plana korištenjem tipke Dodaj konto. Sve promjene koje se napravili u kontnom planu možete pohraniti pritiskom na tipku Pohrani.

Namjena ove tablice je uglavnom pomoćna. U njoj se definiraju pojedine vrste temeljnica koje se obično knjiže u financijskom knjigovodstvu. Ovdje uneseni podaci će se pojaviti na listi prilikom unosa podatka u polje Vrsta tem. u evidenciji Knjiženja. Namjena ove tablice je da bi se knjiženja ubrzala i pojednostavnila jer ćete jednom definirane vrste temeljnica moći odabrati s liste, a ne ih uvijek unositi ručno. Podatke unesene u ovu tablicu vjerojatno neće biti potrebno mijenjati, no po potrebi to možete i učiniti. Jedan primjer ove tablice je prikazan na sljedećoj slici:

U ovom dijelu programa možete napraviti izvještaje o stanju financijskog knjigovodstva. Izvještaji se mogu izrađivati za cijelu poslovnu godinu ili za bilo koje željeno vremensko razdoblje. Kod inicijalnog pokretanja izvještaja oni će biti napravljeni za cijelu tekuću godinu, no svaki izvještaj se može napraviti i za bilo koje drugo željeno vremensko razdoblje, tako što ćete u polja Datum od i Datum do unijeti početni i konačni datum željenog vremenskog perioda i pritisnuti tipku Napravi izvještaj. Trenutna salda svakog pojedinog konta, grupe kontiju ili cijelih razreda prikazani u izvještajima se mogu koristiti kao osnova za unos početnog stanja financijskog knjigovodstva u sljedeću poslovnu godinu te za izradu raznih financijskih izvještaja i ostalih pokazatelja poslovanja.

Bruto bilanca je jedan od osnovnih izvještaja i pokazatelja trenutnog stanja financijskog knjigovodstva. U bruto bilanci su prikazani svi konti na koje postoji barem jedno knjiženje te ukupni iznosi dugovnih i potražnih strana te saldo svakog pojedinog konta. Saldo nekog konta može biti dugovni ili potražni. Jedan primjer bruto bilance napravljene za cijelu poslovnu godinu je prikazan na sljedećoj slici:

Cijelu bruto bilancu je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis. Ukoliko želite ispisati samo neka konta ili raspon kontiju, tada ih označite mišem i pritisnite tipku Ispis.

Korištenjem tipke Eksport za početno stanje (ne tipke Eksport koja nalazi sa lijeve strane tablice) možete sve podatke iz bruto bilance izvesti u bilo koju datoteku, a onda tu datoteku učitati u temeljnicu početnog stanja korištenjem tipke Import koja se nalazi u evidenciji Knjiženja s lijeve strane donje tablice. Tako jednostavno možete napraviti prijenos početnog stanja u sljedeću godinu. Na primjer, ako ste financijsko knjigovodstvo za 2012. godinu vodili u mapi "Financijsko2012", a za 2013. godinu u mapi "Financijsko2013", tada na kraju 2012. godine napravite bruto bilancu i izvezite u bilo koju datoteku korištenjem tipke Eksport za početno stanje. Zatim u financijskom knjigovodstvu za 2013. godinu kao prvu temeljnicu unesite temeljnicu početnog stanja i korištenjem tipke Import unesite ovu datoteku u koju ste pohranili bruto bilancu za 2012. godinu.

Rekapitulacija po kontima je slična prethodno opisanoj bruto bilanci s tom razlikom, što je ovaj izvještaj moguće napraviti za bilo koji nivo financijskog knjigovodstva. Nivo za koji se izvještaj izrađuje je moguće odabrati u polju Nivo. Moguće je odabrati bilo koji nivo između 1 i 9. Na primjer, ako se stavi Nivo=3, program će napraviti rekapitulaciju svih troznamenkastih konta. Pri tome će četveroznamenkasta (analitička) konta biti zbrojena onom troznamenkastom kontu kojem pripadaju. Jedan primjer rekapitulacije po kontima za Nivo=3 je prikazan na sljedećoj slici:

Ako se, pak, postavi Nivo=1 i pritisne tipka Napravi rekapitulaciju, program će zbirnu rekapitulaciju napraviti za cijele razrede kontiju. Jedan primjer rekapitulacije po kontima za Nivo=1 je prikazan na sljedećoj slici:

Ovaj izvještaj je koristan za izradu bilance i drugih financijskih izvještaja prilikom izrade kojih je potrebno znati kakvo je zbirno stanje financijskog knjigovodstva po pojedinim razredima, grupama kontiju i eventualno troznamenkastim kontima.

Napravljenu rekapitulaciju po kontima je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis.

Ovaj program je moguće instalirati u više različitih mapa (foldera) gdje onda možete nezavisno voditi financijska knjigovodstva svake pojedine poslovne godine. Dakle, jednu instancu programa možete instalirati npr. u mapu "Financijsko2012", drugu u "Financijsko2013" itd. Pri tome će sva ta knjigovodstva biti međusobno nezavisna.

Ako ste radili dosta promjena na postojećem RRIF-ovom kontnom planu koji se isporučuje uz program i želite taj svoj kontni plan koristiti i u sljedećoj godini, tada datoteku "Konto.pod" koja se nalazi u podmapi "podaci" u glavnoj mapi u kojoj imate instaliran program jednostavno kopirajte u novu mapu također u podmapu "podaci" u mapi u kojoj imate program za sljedeću godinu. Na primjer, ako program za 2012. godinu imate u mapi "Financijsko2012", a program za 2013. godinu u mapi "Financijsko2013", tada jednostavno kopirajte datoteku "Konto.pod" iz podmape "podaci" u "Financijsko2012" u podmapu "podaci" u "Financijsko2013". Tako ćete i u 2013. godini moći koristiti onaj kontni plan koji ste koristili u 2012. godini. Za kopiranje datoteke možete koristiti uobičajene operacije Copy i Paste.